Assistante de direction du SGCD

Objectifs du poste :
Assister le directeur et l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne du travail, et apporter un appui aux missions du SRH, en particulier sur la gestion des carrières des agents MI.

Missions principales :
1. Secrétariat de direction (mission principale et prioritaire)

Organisation et gestion du temps :
- Gestion stratégique des agendas du directeur et des directeurs adjoints
- Planification des réunions et coordination des participants
- Anticipation des échéances sensibles
- Mise en place d’alertes pour les dossiers critiques
- Hiérarchisation des urgences
- Gestion des imprévus

Gestion des flux d’information :

- Gestion du courrier arrivée/départ
- Gestion de la boîte mail direction
- Préparation et vérification des parapheurs
- Constitution et préparation des dossiers pour les réunions et instances
- Suivi des dossiers signalés et relances

Communication professionnelle :
- Accueil téléphonique et physique
- Filtrage des sollicitations
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents
- Élaboration de comptes rendus et relevés de conclusions (CODIR notamment)
- Diffusion fiable et sécurisée de l’information

Gestion documentaire :
- Constitution et structuration des dossiers
- Classement physique et numérique
- Archivage
- Recherche et diffusion d’informations

2. Logistique et coordination transversale (mission partagée)

En coordination avec les chefs de service et les chargés de mission :
- Organisation matérielle des réunions, séminaires et événements
- Réservation de salles
- Coordination des commandes et fournitures
- Organisation des déplacements
- Appui logistique aux projets transversaux
Cette mission s’inscrit dans une logique de répartition concertée des tâches.
 
3️. Appui aux dossiers techniques du SRH (intervention encadrée)

- Intervention uniquement selon un plan de charge négocié avec la direction
- Réalisation des travaux utiles en appui (suivi dossiers retraite, avancement, cumul activités, Estève, AEL, remboursements frais médicaux)
- Appui administratif et de suivi (mise en forme, consolidation, tableaux de suivi)
Ces actions sont ponctuelles et ne constituent pas le cœur permanent du poste.

Votre environnement professionnel
 
Le secrétariat général commun est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’intérieur. Il exerce ses missions sous l’autorité du préfet et sous l’autorité fonctionnelle des directeurs départementaux interministériels et du secrétaire général de la préfecture, au bénéfice des services de la préfecture et des directions départementales interministérielles, dans les conditions fixées par des contrats de services qui feront l’objet d’une évaluation au moins annuelle.

Liaisons hiérarchiques
Placé sous l’autorité hiérarchique du directeur du SGC.