Assistant/e de direction du sous-préfet de Château-Thierry

Groupe RIFSEEP : 1
 
Vos activités principales :
 
Doté d’un sens aigu de l’organisation, faisant preuve d’une grande discrétion, l’assistant.e de direction est un agent essentiel au fonctionnement de la sous-préfecture. Vos activités principales consistent à :


1/ Assurer le secrétariat particulier du sous-préfet :
- Gérer l’agenda du sous-préfet.
- Constituer les dossiers du sous-préfet pour les réunions et déplacements.
- Rédiger des courriers ; comptes-rendus.
- Organiser les réunions en interne, en distanciel ou en l’extérieur
- Organiser les réceptions


2/ Superviser l’accueil de la sous-préfecture :
- Orienter et assurer le traitement des appels téléphoniques et mails
- Superviser et accompagner le service civique affecté à la mission accueil.
- Gérer le DR mobile de la sous-préfecture
 
3/ Assurer la coordination des missions support de la sous-préfecture :
- Assurer la gestion du courrier
- Assurer le suivi budgétaire de la sous-préfecture.
- Gérer les approvisionnements du matériel de la sous-préfecture.
- Suivre les travaux et l’entretien du bâtiment administratif et de la résidence.


Comme tous les agents de la sous-préfecture, l’assistant/e de direction contribue dans l’exercice de ses missions au respect des engagements du référentiel Quali-ATE.

Votre environnement professionnel :
 
Activités du service
La sous-préfecture de Château-Thierry, labellisée Quali-ATE, est l’échelon de proximité de l’État dans l’arrondissement. Sous l’autorité du sous-préfet, elle est en charge de la coordination et du suivi des politiques publiques (environnement, emploi, développement économique, politique de la ville, cohésion sociale, attractivité du territoire, etc), du conseil aux élus, de l’instruction et du suivi des dotations de l’État, du contrôle des actes budgétaires des collectivités et des questions de sécurité (sécurité publique, police administrative, manifestations et ERP). Elle participe à l’organisation et au suivi des élections.
L’arrondissement revêt à la fois des caractéristiques de ruralité et d’urbanisation croissante. La dynamique de territoire a permis de développer ces dernières années plusieurs dispositifs contractuels de l’État : CRTE, contrat Quartiers 2030, action cœur de ville, petites villes de demain, villages d’avenir, cité éducative, contrat local de santé, territoire d’industrie, etc.
 
Composition et effectifs du service
La sous-préfecture est composée de 11 agents (2 attachés d’administration, 2 secrétaires administratifs, 4 adjoints administratifs, 2 agents techniques et 1 service civique)
Les missions de la sous-préfecture sont organisées autour de deux pôles : un pôle politiques publiques et un pôle collectivités et réglementation.
 
Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet de l’arrondissement.
 
Liaisons fonctionnelles
Secrétaire général et secrétaire générale adjointe de la sous-préfecture, services de la préfecture, collectivités territoriales, autres.