Assistant.e de direction en charge de la coordination administrative H/F
Référence : 2025-1795933
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités de l'Ardèche
DDETSPP : Direction départementale Emploi, Travail, Solidarités et Protection des Populations 7 boulevard du Lycée 07000 PRIVAS - Localisation : boulevard du Lycée - 07000 PRIVAS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
POSTE DE CHARGE (E) DE COORDINATION ADMINISTRATIVE
Activités principales : Secrétariat de direction
- Gestion de l'agenda, déplacements et prise de RDV des 3 directeurs
- Mise à jour du tableau des réunions de la direction
- Gestion RH des directeurs (congés, évaluations professionnelles, candidatures jury, formation...)
- Mise à jour des documents de références de la DDETSPP (organigrammes, trombinoscope...)
- Préparation des bilatérales de quinzaine préfet, mensuelle du SGCD, constitution des dossiers de réunion
- Rédaction et mise en page de notes, tableaux et courriers
- Organisation COMEX : ordre du jour et relevés de conclusions
- Suivi du rapport d'activité des services : mise en forme et transmission préfecture
- Co-gestion de la boite institutionnelle directeur (ventilation aux chefs de services)
- Partage de l'accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels de la direction
- Traitement du courrier de la direction
- Correspondance entre les services et la préfecture
- Classement, enregistrement et archivage de documents
- Appui à l'accueil des nouveaux agents, stagiaires et arrivants avec les chefs de service et le SGCD
Activités spécifiques :
A) Chargé(e) de communication
1- Communication interne
Mise à disposition des outils et informations aux agents sur les réseaux : règlement intérieur, organigrammes, réservation visioconférence, documents de prévention, mémentos informatiques et téléphoniques...
2- Communication externe
- Participation et représentation de la direction en préfecture (plan de communication)
- Rapport d'activité des services
- Annuaire des services de l'Etat
B) Assistant(e) de prévention
Activités annexes :
Suppléance :
- de la gestion de la messagerie institutionnelle de la DDETSPP;
- des missions dévolues à l'assistante de direction
Référent(e) : laïcité, Service Public + et "Services publics Ecoresponsables"
Représentation de la direction sur dossiers non sensibles
Partenaires institutionnels :
Préfecture et sous-préfectures, collectivités territoriales, DDT, DRAAF, DREETS, DREAL...
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
• Environnement professionnel - M
• Techniques de secrétariat et rédaction administrative - M
• Fonctionnalité des outils bureautiques et informatiques - M
• Techniques de communication écrite et orale - M
• Gestion documentaire : classement et archivage - M
Savoir-être :
- Avoir le sens de l'organisation et faire preuve de rigueur méthodologique***
- Faire preuve de réactivité, de rapidité et avoir l'esprit d'initiative**
- Travailler en autonomie**
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion***
- Avoir le sens des relations humaines, de l'écoute et du dialogue***
Savoir-faire :
- Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs
- Filtrer et orienter les informations
- Rédiger, mettre en forme, enregistrer et classer les documents
- Communiquer, accueillir et prendre des messages
- Diffuser une information, une publication
- Organiser une réunion
- Archiver : réaliser un plan de classement
- Travailler en réseau
Compétences attendues
État des services à transmettre
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- virginie.maill@ardeche.gouv.fr
- anne.leboucher@ardeche.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Cette direction départementale interministérielle, créée le 1er avril 2021, résulte du rapprochement de la DDCSPP et de l'UD DIRECCTE
Elle regroupe les services :
D'un pôle solidarités, emploi, politiques du travail (SEPT)
• Service droit au logement
• Service inclusion
• Service emploi, entreprises et compétences
• Services politiques du travail
Et d'un pôle protection des populations (PP) :
• Service concurrence, consommation et répression des fraudes
• Service sécurité et qualité sanitaires de l'alimentation
• Service santé et protection animales et environnement
Descriptif du service
La DDETSPP a une double mission :
• La mission « protection de la population » vise à assurer la sécurité des populations tant au niveau des produits et des services utilisés qu’à la défense de leurs intérêts économiques, et à garantir la santé publique alimentaire et vétérinaire.
• La mission « solidarités, emploi et politiques du travail » vise le renforcement du lien social pour le bien vivre ensemble et la lutte contre les inégalités.
A l’exclusion du système d’inspection du travail (SIT), la DDETSPP en qualité de direction interministérielle de l’État assure, sous l’autorité du Préfet, des missions liées :
• à la lutte contre les exclusions et les discriminations
• à la conduite des actions sociales de la politique de la ville
• aux droits des femmes et à l’égalité
• à l’anticipation des crises auxquelles la population est exposée
• à la protection des consommateurs et la régulation des marchés
• à la prévention et au contrôle des risques liés aux productions animales
• à la qualité et la sécurité de l’alimentation
• à la santé et la protection des animaux
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail
1 Formation aux outils bureautiques
2 Formation de rédaction des écrits administratifs
3 Formation aux missions d'assistante de prévention (instances, DUERP ...)
Autres formations / informations utiles au poste
1 Formation à la communication et aux outils dédiés / et à l'accueil physique et téléphonique
2 Formation à la connaissance des administrations et services de l'Etat
3 Information aux enjeux de transition écologique (fresque du climat...)IFSE : Groupe 2
Contact 1 : BOUSSIT Daniel / MAILLE Virginie / LEBOUCHER Anne
Directeur et directrices de la DDETSPP
ddetspp-directeur@ardeche.gouv.fr
Contact 2 : VANDERHEYDEN Stéphanie
Directrice adjointe du SGCD, directrice du BRH
sgc-rh@ardeche.gouv.fr
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Spécificités du poste / Contraintes :
Travail en complémentarité avec l'assistante de direction au sein de l'équipe de direction
Disponibilité et adaptabilité
Possibilité de télétravail après période d'adaptation -
Art. L332-2, 2°
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Vacant à partir du 01/06/2024
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Assistante / Assistant de direction
