ASSISTANT.E DE DIRECTION ET APPUI TRANSVERSAL

Vous faites partie du Cabinet de direction, c?est-à-dire des agents de confiance du directeur/trice et du directeur/trice adjoint(e). Vos activités comportent des activités classiques de secrétariat de direction et, en fonction de votre profil et de nos attentes, le poste pourra également comprendre des missions d?appui au Cabinet sur des thématiques plus transversales.

- Au titre des activités de secrétariat de direction,
- vous organisez le temps du directeur et de l?adjoint : prises de rendez-vous, organisation des déplacements et réunions de la direction, notamment  les réunions ou entretiens de gouvernance (préfet, SG, sous préfet, Dreal/DRAAF, élus,?), coordination et anticipation des agendas en fonction des contraintes et évolution de l?autorité préfectorale.
-- vous préparez les réunions et le montage des dossiers de la direction : mise en forme de document et envoi, relecture fonds et forme ; traitement de dossiers ponctuels et affaires réservées des directeurs,
- vous assurez le secrétariat, l'accueil physique et téléphonique de la direction,
- vous suivez les courriers (papier, BALS fonctionnelles) entrant et départ direction : et gérez la messagerie de la structure DDT et de la direction en assurant la diffusion de l information,
- vous prenez en charge des aspects logistiques des fonctions de direction (titres de transport, réservations d?hôtels, restaurants, salles de réunion, états de frais,?).

- Au titre des activités d?appui du Cabinet de direction,
- vous animez le groupe métier des assistantes de service en étant garante du respect des consignes de forme des courriers, notes et gestion des parapheurs internes et à la signature de l?autorité préfectorale,
- vous pouvez être amené(e) à solliciter des notes techniques auprès des membres du comité de direction, en l?absence ou sur demande du ou de la chef(fe) de Cabinet,
- vous êtes membre du comité de rédaction du journal interne et êtes force de proposition sur les sujets, la rédaction, et la mise en forme des articles,
- vous apportez un appui ponctuel sur des thématiques ou l?organisation d?évènements transversaux : possibilités de suivi de projets spécifiques intéressant l'ensemble de la DDT, préparation d'éléments visant à répondre à une sollicitation particulière.

Vous êtes placé(e) sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur.trice et de son adjoint.e et sous l'autorité fonctionnelle du/de la chef.fe de Cabinet.

Vous êtes en relation quotidienne avec les secrétariats du préfet, des sous-préfets et du secrétaire général de la préfecture ; et en interne avec les membres du comité de direction et leurs assistant.e.s.
Vous êtes l'interlocuteur.trice privilégié.e des secrétariats des élus.