Assistant.e de direction et chargé.e des affaires générales
Référence : 2025-1872233
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
INSERM - Délégation Régionale Grand Ouest
INSERM - Localisation : NANTES
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels selon grille FNC € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Ce recrutement est réservé aux candidats en situation de handicap n’ayant pas la qualité de fonctionnaire et relevant de l’une des catégories mentionnées aux 1°, 2°, 3°, 4°, 9°, 10° et 11° de l'article L.5212-13 du Code du travail.
La personne recrutée aura pour mission :
- D’assister le délégué régional et son adjointe dans l’organisation de leurs agendas et leurs déplacements (40%)
- Coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome certaines activités de la délégation régionale dans les domaines de la logistique, communication interne et de la prévention (55%)
- Assurer le secrétariat de la F4SCT (5%)
Profil recherché
Assistanat du délégué régional et de son adjointe
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances et prises de rendez-vous, réalisation des ordres de missions et états de frais, gestion des délégations de signature
- Participer au comité de direction et réaliser les relevés de décision.
Communication interne
- Assurer l’organisation et la logistique (agenda, invitations, relances, réservation des locaux, matériels, fournitures, restauration…) des manifestations de la délégation régionale : conférences, réunions, séminaires organisés par tous les services. Ex : Welcome Day, journée des secrétaires, assemblées générales, journées DR…
Affaires générales – Logistique
- Gestion des fournitures de la délégation régionale (état des stocks, recensement des besoins, réception des livraisons),
- Suivi des petits travaux de la délégation et de l’entretien des murs végétaux, contact avec les artisans et prestataires
- Gestion et suivi du parc automobile (planning de réservation des véhicules de service, suivi de l’entretien / révisions, suivi kilométrique,…)
- Coordination des aspects logistiques de la structure comme les taches d’intérêts généraux (manutention, déchetterie…)
- Gestion des badges, des clés et codes d’accès : inventaire, mise à disposition aux agents…
- Gestion du matériel de télétravail : inventaire, mise à disposition aux agents…
- Gestion de l’archivage de la délégation
- Récupération chaque année les organigrammes des labos de la circonscription
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), réception, tri et distribution du courrier + organisation du back up lors des absences et congés.
Secrétariat du F4SCT
- Organisation logistique du F4SCT en lien avec la conseillère de prévention, envoie des invitations et ordres du jour, rédaction et transfert du compte rendu
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales, Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
CONNAISSANCES REQUISES
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Maîtrise de l'expression orale et écrite
SAVOIR-FAIRE
• Savoir communiquer, renseigner et conseiller
• Informer et rendre compte
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Utiliser les logiciels de bureautique
• Savoir rédiger des courriers, des courriels et des documents administratifs simples
APTITUDES
• Autonomie
• Bon relationnel
• Sens de l'organisation
• Rigueur, fiabilité
• Confidentialité
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Marie DEMATHIEU - adjointe au délégué - marie.demathieu@inserm.fr / 02 40 20 92 39
- Emilie COUTAN – CMC - emilie.coutan@inserm.fr / 02 40 35 86 85
Qui sommes-nous ?
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Descriptif du service
La Délégation régionale Grand-Ouest couvre les régions Bretagne, Centre-Val de Loire et Pays de la Loire. Outre son rôle d’accompagnement des laboratoires de recherche, en particulier en matière de gestion des ressources humaines, de gestion financière et logistique, d’animation et de partenariat, la délégation a une mission d’information générale envers l’administration centrale. Le délégué régional est assisté dans ses fonctions par une trentaine de personnes
La délégation gère plus de 650 agents, répartis à travers 27 laboratoires de recherche - 4 centres d’investigation clinique et 3 unités de services.
À propos de l'offre
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Environnement du poste / avantages :
- Laboratoire accessible en transport en commun
- Restauration collective- Comité d'action sociale (prestations sociales, culturelles, sportives)
- Transports publics remboursés partiellement -
• Recrutement par la voie contractuelle (article L.352-4 du code général de la fonction publique).
• Ce recrutement est réservé aux candidats en situation de handicap n'ayant pas la qualité de fonctionnaire et relevant de l'une des catégories de bénéficiaire de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés mentionnées aux 1°, 2°, 3°, 4°, 9°, 10° et 11° de l'article L.5212-13 du Code du travail. -
- Recrutement par la voie contractuelle (article L.352-4 du code général de la fonction publique).
- Ce recrutement est réservé aux candidats en situation de handicap n'ayant pas la qualité de fonctionnaire et relevant de l'une des catégories mentionnées aux 1°, 2°, 3°, 4°, 9°, 10° et 11° de l'article L.5212-13 du Code du travail. -
Vacant à partir du 01/07/2025
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Assistante / Assistant de direction
