Assistant(e) de Direction et en charge des Relations Institutionnelles
Référence : O071250620001434
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Mâcon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, tout en étant intégrée dans un Pôle Administratif et Financier de 5 agents, vous assurez des missions d'assistant(e) de Direction, de suivi des relations institutionnelles ainsi que de suivi de subventions et des contractualisations.
? En tant qu'assistant(e) de Direction (40 %) :
* Gestion de l'agenda et organisation des réunions du Directeur,
* Réception, enregistrement du courrier et des courriers électroniques de l'EPTB et suivi des réponses apportées aux demandes (y compris boite mail direction),
* Suivi des signatures,
* Enregistrement, dispatching et suivi de conventions diverses (incluant les contractualisations),
* Réception des appels téléphoniques, filtrage et transmission,
* Gestion documentaire, classement et archivage,
* Supervision du Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels et du plan d'action RGPD de l'établissement, déployé par l'ensemble du personnel,
* Logistique (bâtiment et locaux mis à disposition) : suivi des interventions sur les bâtiments, relations avec le syndic de copropriété et gestion des relations avec les prestataires ; suivi des assurances.
? En tant que chargé(e) des relations institutionnelles (30 %) :
* Gestion de l'agenda et organisation des réunions du Président,
* Organisation et gestion (planning, logistique, convocations) des assemblées délibérantes (Comités syndicaux, Bureaux, ...),
* Assistance au Responsable du Pôle Administratif et Financier pour la rédaction de rapports, du PowerPoint du comité syndical, en particulier sur la mise en forme,
* Rédaction des délibérations et envoi au contrôle de légalité,
* Relations avec les élus et les différents partenaires de l'EPTB,
* Suivi de dossiers, notamment institutionnels (modifications des statuts de la structure).
? En tant que chargé(e) de suivi de subventions (30 %) :
* Interlocuteur(trice) financier(e) du pôle Saône, vous accompagnez le chef de pôle et les chargés de mission concernés pour l'élaboration des éléments techniques des dossiers de subventions aux différents stades de leur avancement,
* Vous assurez la gestion des subventions incluant l'élaboration et le dépôt des dossiers, la préparation des demandes d'acomptes ou de soldes,
* Vous assurez en temps réel le pilotage financier des dossiers (dépôt, notification, suivi des versements, ...) et renseignez un outil de suivi financier.
Profil recherché
Formation : Bac de formation administrative / Bac +2 de formation administrative
(BTS secrétariat ou assistant de Direction...)
Expérience : Une expérience sur un poste similaire au sein d'une collectivité sera appréciée.
Compétences :
- Organisation, rigueur, dynamisme, curiosité, discrétion, bienveillance et autonomie,
- Qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint),
- Connaissance du fonctionnement des collectivités.
À propos de l'offre
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CV et lettre de motivation à adresser par voie électronique avant le 21 juillet 2025 :
Monsieur le Président de l'EPTB Saône et Doubs
220 rue du KM 400
71000 MACON
Renseignements et informations :
Victor JUSSEAU, Responsable du Pôle « Administratif et Financier »
Tél : 03-85-21-98-12
Mail : info@eptb-saone-doubs.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
