Assistante de direction et gestion du budget de la direction - COLLECTIVITE DE CORSE
Référence : O02A241029001460
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Etablissements publics locaux
- Localisation : Ajaccio
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le poste d'assistante de direction est rattaché à la directrice de la commande publique.
Il apporte une aide permanente à la directrice en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Travail en bureau.
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations de la direction -
Le poste est basé à AIACCIU
* Assiste le cadre
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Suivi des activités de la direction
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Organisation et planification des réunions
* Gestion du courrier
* Réalisation de mailing
* Gestion de planning
* Organisation et coordination des informations internes et externes
* Préparation des réunions de l'ensemble de la direction et des services qui la compose
* Gestion des factures relatives aux annonces légales
* Gestion du secrétariat des commissions d'appel d'offre (préparation des convocations, réservation de salle, constitution des dossiers, transmission des procès-verbaux)
Profil recherché
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Établir une relation de confiance avec le cadre
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Suivi des activités de la direction
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Organisation et planification des réunions
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Connaissance de la réglementation et des dispositifs en matière de Commande Publique
* Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de la collectivité
* Connaissance des outils informatiques (maitrise des logiciels de bureautique)
* Notion d'organisation et gestion du temps de travail
* Relations avec les élus membres des commissions et ensemble des services
* Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi
* Standard téléphonique, annuaire internet
* Missions de la direction
* Fonctionnement et rôle de la collectivité
* Aptitude à travailler en équipe
À propos de l'offre
-
Veuillez adresser CV + LM à l'attention de M. le Président du conseil exécutif de Corse, par mail à mobilita@isula.corsica
en un seul document en format PDF
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
-
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
-
Vacant à partir du 30/11/2024
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
