Assistant(e) de direction et responsable du service secrétariat général - COMMUNE DE CILAOS

Placé(e) sous la responsabilité du DGS, le (la) titulaire du poste :
- Assiste le DGS, le Maire en temps d'organisation, de gestion des affaires générales, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers : seconde le DGS ;
- Accueil / Communication ;
- Secrétariat ;
- Instantes délibérantes ;
- Suivi des projets et activités de la direction.

1. Assistant(e) du Maire et du DGS
Vous apportez une aide permanente au Maire, au DGS.
Vous avez pour mission de :
- Gérer l'agenda des réunions, des courriers arrivés
- Organiser les déplacements
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissances des dossiers)
- Assurer la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations, etc..)
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
2. Accueil / Communication
Vous avez pour mission de :
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité :
- Filtrer les appels et oriente les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponses ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir ;
- Assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services, ainsi qu'avec le cabinet.
3. Secrétariat
Vous avez pour mission de :
- Rédiger quelques courriers simples à partir d'informations écrites ou orales;
- Saisit et met en forme les courriers et les documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe ;
- Assurer la gestion du courrier sous CIRIL ;
- Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes ;
- Tenir à jour le classement du DGS, la mise à jour de bases de données et de fichiers ;
- Saisir des comptes rendus ;
- Classer et archiver les documents et les informations ;
- Réaliser de mailings.
4. Instances délibérantes
Vous avez pour mission de :
- Traiter les délibérations du conseil municipal (rédaction des projets, convocation, retranscription, dématérialisation, affichage et suivi) :
- Réaliser la dématérialisation des arrêtés et autres documents.
5. Suivi des projets et activités de la direction
Vous avez pour mission de :
- Gérer des dossiers « bien vacants sans maître » avec le service urbanisme ;
- Vérifier des projets de compromis et d'acte notarial avec les notaires ;
- Réaliser le montage, l'élaboration et le suivi de l'ensemble des demandes de subventions de la commune avec les organismes financeurs (Etat, Région, Département, CIVIS, Europe) :
- Gérer des dossiers divers (téléphonie, électricité, fiscalité, ...
- Apporter votre aide dans les affaires contentieuses.

Forte disponibilité en dehors des heures de bureau
Souplesse dans l'organisation du temps de travail pour répondre au quotidien aux nécessités de service (Large amplitude horaire et continuité de service à toute période).