ASSISTANTE DE DIRECTION ET RH DE PROXIMITE

Service déconcentré du ministère des armées, le centre ministériel de gestion (CMG) de Toulon est chargé de la gestion des ressources humaines civiles pour les régions PACA, Corse et Occitanie : gestion individuelle et collective, paie, recrutement, mobilité, formation, accompagnement des restructurations, accompagnement des personnes en situation de handicap, conseil de carrière, dialogue social régional, pilotage d’instances de concertation, contrôle interne et soutien.
Le titulaire du poste sous l’autorité du directeur et du directeur adjoint est chargé d’assurer toutes les tâches inhérentes au métier d’assistante de direction (gestion d’agenda, filtrage ligne téléphonique, organisation et préparation des supports de réunion, gestion des missions, des visites d’autorités, des manifestations de l’établissement, de la tenue des plannings de réservations des salles de réunions…) et de concourir à la tenue des objectifs du directeur et de ses collaborateurs. Il peut en outre se voir confier d’autres missions par la directrice et aider en cas de besoin la chancellerie.
Gérer l’agenda du directeur. Préparer et gérer ses demandes d’ordre de mission et leur logistique associée. Assurer la vérification et la traçabilité des parapheurs avant signature de la direction et le respect des différentes chartes.
Préparer et effectuer la remontée des faits saillants à la direction une fois par semaine.
Gérer les différentes notes d’organisation du CMG de Toulon et l’insertion dans le bulletin officiel des armées des documents à publier.
Vérifier la conformité des documents (charte graphique, formule d’usage, etc…) et des dossiers soumis à la signature.
Contribuer et préparer les supports de communication et la logistique associée pour les réunions de direction.
Participer aux activités de cohésion (journée du directeur, cérémonie des vœux, arbre de noël) en lien avec la présidente du comité de cohésion.
Participer à l’accueil et aux formalités d’arrivée des nouveaux arrivants en lien avec la chancellerie.
En cas de besoin, apporter une aide ou contribution aux dossiers, à la préparation des travaux et réunions de la directrice et autres.
A la demande de la direction, préparer les salles lors de visites d’autorité ou de réunions spécifiques.
Gérer uniquement la salle de réunion privée de la direction.
Contribuer sous l’autorité du président du comité de cohésion, à l’organisation des journées de cohésion en lien avec la section soutien général.
Suivre la mise à jour ou la création de textes officiels dans BOREALE.
Préparer les visites d’autorités (logistique, présentation PPT) en tant que de besoin.
Répondre aux différentes sollicitations professionnelles de la directrice et de son adjoint.
Organiser en lien avec le chargé de mission une fois par an, en septembre, la matinée des nouveaux arrivants ainsi que la matinée (séminaire) des agents du CMG.