Assistant(e) de direction exécutive H/F
Référence : MEF_2025-25320
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
IMT Mines Alès
IMT Mines Alès - Localisation : Gard (30), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vos principales missions :
- Organiser le fonctionnement du secrétariat de la direction (courriers, messagerie, invitations et agenda) et veiller au contrôle des documents soumis à la signature de la directrice, en lien étroits avec la responsable de l’impact territorial ;
- Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions et suivre certains dossiers signalés qui lui sont confiés en propre ; assurer le traitement et le suivi des interventions ;
- Être responsable du planning, des déplacements ; organiser des séminaires, des colloques et des cérémonies officielles (inaugurations, rencontres scientifiques, évènementiels spécifiques);
- Conseil d’école : Organisation des réunions, préparation des documents, rédaction des procès-verbaux, suivi des mandats des membres du conseil d’école, contact avec le président du conseil d’école ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’école, rédaction des comptes rendus de réunion et des relevés de décisions ;
- Collecter des informations sur des thèmes particuliers, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation ;
- Organiser et coordonner le suivi des conventions stratégiques signature et mise en œuvre (élaboration d’un échéancier avec alerte, mise en place d’un tableau de suivi partagé),
Par ailleurs, vous assurez des missions opérationnelles comme notamment :
- Organisation des déplacements de la directrice et du directeur adjoint, et des responsables des missions Responsabilité Environnementale et Sociétale, et Qualité et Performance et de l’impact territorial : saisie des ordres de mission et des états de frais, réservation des moyens de transport
Enfin, vous intervenez en appui à la démarche qualité de l’établissement, conformément aux missions décrites dans la fiche de poste.
Profil recherché
Compétences requises :
- D’un naturel optimiste, votre action quotidienne illustrera votre attachement aux 6 valeurs de l’école : Engagement, Excellence, Partage, Ouverture, Responsabilité et Audace,
- Vous avez pour habitude de chercher l’opportunité et les moyens de faire même lorsque cela semble impossible.
Compétences techniques :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (pack Office, gestion électronique de documents, etc.).
- Parfaite expression écrite et orale, style professionnel adapté aux instances dirigeantes.
- Connaissance des codes institutionnels et des environnements complexes (secteurs public, parapublic ou grande entreprise appréciés).
- Capacité avérée à organiser, prioriser, et gérer les urgences avec méthode.
- Pratique orale et écrite de l’anglais
Compétences comportementales (savoir-être) :
- Discrétion absolue et loyauté dans le traitement des informations sensibles.
- Posture professionnelle affirmée, avec aisance dans les interactions avec des décideurs.
- Sens aigu de la diplomatie, de l'écoute et de la confidentialité.
- Rigueur, fiabilité, sens du service et engagement.
- Capacité à prendre du recul, à être force de proposition, et à travailler en toute autonomie dans un environnement exigeant.
Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :
- Bac +3 à Bac +5 dans les domaines de l’assistanat de direction, de la gestion ou des sciences humaines.
- Expérience confirmée (5 à 10 ans minimum) dans un poste d’assistanat de haut niveau, idéalement dans un environnement de direction générale ou institutionnelle.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Raison d’être de l’école : « Forte de son appartenance à l’IMT et de son ancrage territorial, IMT Mines Alès donne à ses élèves les meilleures chances de s’accomplir professionnellement pour être des acteurs responsables du développement de la Nation en préservant les richesses de la Planète. ».
Venez rejoindre l'IMT Mines Alès, grande école de prestige qui se classe parmi les meilleures écoles d’ingénieurs sur le plan national et mondial et implantée à Alès, ville à taille humaine, capitale des Cévennes où la qualité de vie est fortement appréciée par ses habitants.
Créée en 1843, IMT Mines Alès compte à ce jour 1400 élèves (dont 250 étrangers) et 400 personnels.
Vous intégrez la Direction Générale de l'IMT Mines Alès, qui s’organise autour de quatre grandes fonctions: le pilotage, les métiers, le rayonnement et les fonctions support, permettant à l’école de mener à bien ses missions.
À propos de l'offre
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Le poste proposé par l’IMT Mines Alès est un contrat à durée indéterminée, à temps plein, contrat de droit public relevant des dispositions du cadre de gestion de l’Institut Mines-Télécom, métier L, Technicien administratif et de gestion, catégorie III.
Salaire : à définir selon le profil et expérience. -
Vacant à partir du 01/11/2025
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Assistante / Assistant de direction
