Assistante de direction F/H

Référence : APHP_2024-12000

  • Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
  • Employeur : Hôpital Necker-Enfants Malades
  • Localisation : Paris (75), France

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
  • Nature du contrat Non renseigné
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Non renseigné
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Missions permanentes :
-      Gestion du planning de la directrice et de ses adjoints : agenda, rendez-vous, réunions
-      Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc…), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc.
-      Préparation de dossiers
-      Mise en forme des courriers ou de documents (excel/power-point/word)
-      Accueil téléphonique et physique
-      Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l’équipe

Missions recherche :
-      Pilotage de la boite mail générique « Cellule Recherche » et transmission des courriels aux agents concernés
-      Organisation du circuit de signature des « Site Suitability»
-      Gestion de l’organisation des archives de la cellule recherche (tenue d’un index des dossiers, d’un plan d’archives). Identification des dossiers d’archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes
-      D’autres missions peuvent être confiées en fonction de l’actualité

Missions RH :
-      Organiser l’accueil des nouveaux arrivants de la direction (gestion des habilitations informatiques notamment)
-      Lors des recrutements, aider au suivi des candidatures, et organiser les rendez-vous
-      Gérer les formations
-      Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjoints et de l’ensemble de l’équipe de la direction de la stratégie et de la recherche

Missions logistiques :
-      Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d’interventions auprès du magasin hôtelier
-      Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques :  gestion des PC fixes, des PC portables, des 2èmes écrans, des lignes téléphoniques fixes, des mobiles, etc. et assurer le suivi des travaux.
Merci d'envoyer vos candidatures à l'adresse mail suivante : lydie.drouet@aphp.fr

Profil recherché

Savoir faire requis :

- Formation aux techniques de secrétariat : rédaction, classement, organisation

- Excellente orthographe

- Sens de l'organisation, rigueur et efficacité

- Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit

- Très bonnes qualités relationnelles

- Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative

- Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP

Connaissances associées :

- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

- Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels

- Application Doodle pour l'organisation des réunions, et des applications Skype, Zoom, Teams.

- Logiciel Gestime

- Logiciel SAP pour effectuer les commandes

À propos de l'offre

  • Secrétaire médicale / Secrétaire médical

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