Assistante de direction F/H
Référence : APHP_2024-12000
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Hôpital Necker-Enfants Malades
- Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions permanentes :
- Gestion du planning de la directrice et de ses adjoints : agenda, rendez-vous, réunions
- Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc…), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc.
- Préparation de dossiers
- Mise en forme des courriers ou de documents (excel/power-point/word)
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l’équipe
Missions recherche :
- Pilotage de la boite mail générique « Cellule Recherche » et transmission des courriels aux agents concernés
- Organisation du circuit de signature des « Site Suitability»
- Gestion de l’organisation des archives de la cellule recherche (tenue d’un index des dossiers, d’un plan d’archives). Identification des dossiers d’archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes
- D’autres missions peuvent être confiées en fonction de l’actualité
Missions RH :
- Organiser l’accueil des nouveaux arrivants de la direction (gestion des habilitations informatiques notamment)
- Lors des recrutements, aider au suivi des candidatures, et organiser les rendez-vous
- Gérer les formations
- Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjoints et de l’ensemble de l’équipe de la direction de la stratégie et de la recherche
Missions logistiques :
- Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d’interventions auprès du magasin hôtelier
- Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques : gestion des PC fixes, des PC portables, des 2èmes écrans, des lignes téléphoniques fixes, des mobiles, etc. et assurer le suivi des travaux.
Merci d'envoyer vos candidatures à l'adresse mail suivante : cherif.benhammani@aphp.fr
Profil recherché
Savoir faire requis :
- Formation aux techniques de secrétariat : rédaction, classement, organisation
- Excellente orthographe
- Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
- Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit
- Très bonnes qualités relationnelles
- Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative
- Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP
Connaissances associées :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels
- Application Doodle pour l'organisation des réunions, et des applications Skype, Zoom, Teams.
- Logiciel Gestime
- Logiciel SAP pour effectuer les commandes
À propos de l'offre
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
