Assistant(e) de direction F/H
Référence : 2025-1997627
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction du Numérique
Direction du numérique - Localisation : 8 rue François Ory - 92120 MONTROUGE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Destiné à un(e) titulaire de la fonction publique ou contractuel(le), le poste d'assistant(e) de direction est rattaché au cabinet de la directrice du numérique et de son adjoint. Vos missions, exercées en binôme avec une autre assistante de direction, s'articulent autour de différentes composantes :
1/ Vous assistez l'équipe de direction et intervenez en appui aux membres du futur COMEX de la Dnum en cours de préfiguration pour effectuer :
- la constitution des dossiers préparatoires aux réunions, mise en forme des notes, courriers ou présentations type PowerPoint pour la directrice et son adjoint en priorité,
- l'organisation des événements/réunions : réservations de salles, accueil...,
- la réalisation et le suivi de tableaux de bord : astreintes et congés du Codir, planning des réunions...,
- l'interface avec les interlocuteurs internes et externes (physique, téléphonique, teams, mail…),
- la gestion des courriers, suivi du processus dématérialisé via Pegase/ELISE ; suivi et la mise à jour de Pegase, parapheur électronique,
- la gestion de la planification collective des agendas et des déplacements, la formalisation des ordres de mission, réservation transports et hôtels et traitement des remboursements, relations avec l'agence de voyage contractuelle. Vous êtes valideur hiérarchique des ordres de missions et états de frais dans ChorusDT,
- le classement et l'archivage des documents.
2/ Vous participez à la gestion de dossiers RH : vous assistez aux réunions de suivi et partage d'informations RH, en particulier les arrivées/départs ; vous anticipez, accompagnez et facilitez l'accueil et l'intégration (dispositif Pass.DNUM) des nouveaux arrivants.
Sous l'autorité directe des responsables du cabinet (en cible 2026 : chef de cabinet et directeur de cabinet) et, en lien avec l'équipe communication de la DNUM, vous contribuez à la coordination, la circulation des informations en interne et externe (Paco, espace collaboratif...) et relayez l'information auprès de l'ensemble des collaborateurs.
Vous contribuez à la définition des méthodes collectives de travail, l'actualisation et l'optimisation des procédures, ainsi qu'à la veille et la continuité du service entre les assistant(e)s.
3/ Vous contribuez au suivi de l'environnement de travail numérique : gestion des arrivées/départs, et demandes spécifiques via PASS ITSM (outil de ticketing), vous participez aux réunions hebdomadaires avec la DFAS et le représentant du propriétaire sur le fonctionnement du bâtiment Highline via Digimo/Looma.
Vous assurez la veille au quotidien, sur le site Highline des conditions de travail et qualité de l'environnement de travail de l'ensemble des collaborateurs et prestataires (plus de 100) en lien avec l'assistante de prévention de la DNUM.
Profil recherché
Expérience professionnelle :
- Au moins 5 ans sur un poste d'assistant(e) dans une administration publique
- Appétence pour l'innovation et le secteur numérique
Connaissances :
- Techniques administratives et bureautiques
- Normes rédactionnelles
- Maîtrise de l'ensemble des outils bureautiques
- Techniques de communication, de secrétariat bureautique
- Une connaissance du numérique est un plus
Savoir-faire :
- Savoir organiser et hiérarchiser son activité
- Filtrer et orienter les informations
- Maitrise de la suite office (word, excel, powerpoint..)
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Réaliser des comptes rendus et des synthèses sur des sujets généraux (organisation, logistique, ...etc.)
- Organiser des réunions
- Assurer un rôle de conseil et d'alerte
Savoir-être :
- Rapide, réactif et esprit d'initiative***
- Autonome, gérer les priorités, rigoureux et sens organisationnel***
- Travailler en équipe***
- Faire preuve de discrétion professionnelle****
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Notre Direction en cours de transformation (projet DNUM.2.0), porte le numérique du MTSSF comme levier de transformation, tournée vers le citoyen en apportant :
- Une offre de conseil et d'appui à la transformation numérique des politiques publiques, au bénéfice des ministères, des directions et des services territoriaux centrée sur l'usager et l'utilisateur,
- Le développement de produits & projets numériques au profit de l'ensemble des champs ministériels,
- Une offre de services offerts aux agents, couvrant l'ensemble de leur environnement numérique de travail, adaptée aux nouveaux usages afin de gagner en efficacité et en mobilité,
- La valorisation du patrimoine des données,
- La définition, la mise en œuvre, l’exploitation des infrastructures techniques, l’hébergement et l’exploitation des applications , en intégrant les besoins de souplesse et d'agilité portés par les produits, applications et services,
- L’intégration des bonnes pratiques de sécurité dans l'ensemble des produits numériques, projets et infrastructures qu'elle conçoit, déploie et développe dans un contexte de cybermenace croissant,
- En lien avec les ARS, la conception & le pilotage de leur SI mutualisés au sein d'un Service à Compétence Nationale.
Elle s'appuie sur un collectif de travail composé de 200 professionnels partageant l'envie d'innover, de construire..., dans un environnement de travail favorisant la qualité de vie au travail.
À propos de l'offre
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Process de recrutement :
- Vous rencontrerez nos recruteurs lors de plusieurs entretiens.- Agents contractuels : recrutement initial en CDD 3 ans, avec possibilité d'évolution à terme
Pourquoi nous rejoindre ?
- Un parcours d’intégration sur mesure avec un référent dédié dès votre arrivée
- Un accès facilité à la formation
- Accès réseau crèche
- Restaurant inter-entreprise sur site avec prise en charge partiel du coût du repas
- Participation aux transports (75% + forfait mobilité durable pour les cyclistes)
- Smartphone et ordinateur portable
- Horaires flexibles - Télétravail possible après une période d'adaptation, en coordination avec les autres assistantes pour assurer une permanence sur site 5 jours par semaine.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
