Assistante de Direction-Gestionnaire de dossiers - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'AVEYRON

Référence : O012240416001650

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Conseils départementaux
  • Localisation : Flavin
Domaine: Ressources humaines
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 16/05/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

GRADE DE REFERENCE : Catégorie B de la filière administrative

GRADE D'ACCES : Catégorie C de la filière administrative

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE : Le poste est rattaché à la Direction des Collèges située à Flavin, sous l'autorité du Directeur.

MISSIONS :
- Effectuer tous travaux de secrétariat classique (enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents, préparation de dossiers...)
- Rédiger des notes (rapports, mails) sur demande de la Direction et réaliser divers travaux bureautiques (compte-rendu, ordres de mission, tableaux...).
- Accueillir et orienter les personnes (physiquement et téléphoniquement) ; Assurer un lien fonctionnel efficace avec les services internes et externes du Pôle et les établissements scolaires.
- Tenir le planning et l'agenda de la Direction ; Organiser les déplacements et les réunions au plan logistique ; Gestion de la boîte mail de la Direction des Collèges.
- Préparer les dossiers de la direction (dossiers administratifs et techniques, dossiers en lien avec les organisations syndicales...).
- Suivre les dossiers de demandes de subventions.
- Prendre les initiatives nécessaires afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien de la Direction au plan matériel (gestion des fournitures, stock de papier...) et humain (congés, horaires...).

MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
- De nombreux projets sont en cours, et pourront permettre à l'agent de diversifier ses compétences en y étant associé : mise en ½uvre du transfert partiel des gestionnaires, mise en place de plans d'interventions dans les collèges publics, établissement du règlement du Service de Restauration et d'Hébergement des collèges publics, mise en place du Projet Alimentaire Territorial en lien avec le Pôle Solidarités des Territoires...
- Etablir et suivre les frais des agents des collèges, en l'absence de coordonnateurs (logiciel GFD).
- L'agent est amené à assurer l'intérim de l'Assistante du Directeur Général Adjoint du Pôle.

Profil recherché

APTITUDES ET QUALIFICATIONS :
- Méthode, rigueur et organisation,
- Posséder des capacités d'initiative, d'anticipation et de réactivité,
- Capacités rédactionnelles et relationnelles,
- Maîtrise de la communication orale et écrite ;
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet...), les outils de communication, les techniques d'accueil et de secrétariat.
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
- Connaissance des processus administratifs de la collectivité, et connaissance des logiciels de gestion dédiés.

MOYENS MIS A DISPOSITION :
- Outils de bureautique classique (Word, Excel et PowerPoint...).
- Logiciels spécifiques : Congés (Incovar), Rapport et Délibération (Airs Délib), Frais de déplacement (GFD), Planning des collèges.
- Téléphone fixe, ordinateur portable.

CONTRAINTES :
- Disponibilité pour s'adapter au plan de charge de la Direction
- Continuité de service sur les périodes de congés scolaires.
- Continuité de service du secrétariat de la Direction Générale du Pôle.

À propos de l'offre

  • contacts :
    Monsieur Stéphane GOUBELLE ? 05.65.59.34.71 ? stephane.goubelle@aveyron.fr.

    Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

  • Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

  • Vacant à partir du 01/06/2024

  • Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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