Assistante de direction (h/f) - Mairie de CORBEIL-ESSONNES

Apporte une aide permanente au directeur et à la DGAS en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.
Assure une transversalité entre les services et les différentes directions avec un lien privilégié avec la direction générale.

Gère et organise l’agenda du directeur et du directeur adjoint :
- Prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre et organiser leurs déplacements
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages
- Accueil téléphonique (personnel – établissements scolaires – administrés …)

Assure le secrétariat de la Direction :
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Suivre le courrier arrivée et départ sur le logiciel courrier : relecture du contenu des courriers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Gérer les parapheurs en visa du directeur

Assure une transversalité avec les assistantes de direction, l’ensemble des directions, élus :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Veille au respect de l’ordonnance des actions des priorités et des procédures administratives :
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

Apporte une aide permanente et réactive à la direction en termes de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités …
- Établir une relation de confiance avec le cadre.