Assistant.e de direction H/F
Référence : 2024-1758284
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)
ENSAM - Localisation : Campus de Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions
L’assistant.e de direction prend en charge les tâches administratives et organisationnelles liées à l’exercice des missions du directeur général et accompagne le bon fonctionnement du cabinet. La personne recrutée interviendra également auprès du Fonctionnaire sécurité défense de l’école, rattaché au directeur général.
A ce titre, ses activités seront les suivantes :
Pour le directeur général
· Assister le directeur général dans l'organisation quotidienne de ses activités (gestion des mails, prise de rendez-vous, planification de réunions, préparation de fonds de dossiers…) et contrôler les échéances
· Organiser les déplacements du directeur général
· Assurer l’accueil (physique/ téléphonique) et orienter les interlocuteurs internes et externes au directeur général
· Rédiger et gérer des courriers ou documents administratifs liés à l'activité de la direction générale
· Participer à la circulation de l'information au sein de la direction générale et auprès des assistant.es de direction des différents sites
· Accompagner l’organisation et le suivi des séances du Conseil d’Administration de l’école, dont la rédaction des comptes rendus
· Etablir le calendrier annuel des instances de l’établissement, nationales et locales, et apporter un appui dans leur suivi
· Assurer le soutien logistique de l’activité : organisation de réunions ou séminaires (réservation de salles, commandes repas, accueil de participants…) et la gestion des déplacements
· Assurer les demandes d’achat et leur suivi administratif, ainsi que la bonne exécution du budget dédié au cabinet
· Prendre en charge les tâches inhérentes à l’activité du service et en assurer la continuité en lien avec l’assistante de direction des DGA
· Participer à toute activité exceptionnelle relevant de l’activité administrative de la direction générale
Pour le fonctionnaire sécurité défense
· Apporter un appui dans le suivi et gérer des dossiers spécifiques en lien avec l’activité pour les dossiers sécurité défense
· Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des dossiers sécurité défense
Profil recherché
1. Compétences requises
L’ENSAM mène une politique active pour soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés.
Nous encourageons les candidatures issues de profils variés et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
· Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft, TEAMS).
· Capacité à analyser et gérer les demandes d'information
· Capacité à organiser et à prioriser
· Capacité à rédiger et mettre en forme des documents administratifs, des courriels et des compte rendus
· Capacité à comprendre l’environnement global et s’adapter à divers interlocuteurs
· Capacité à rendre compte de l'avancement des dossiers
· Sens de la discrétion
· Savoir travailler en équipe
· Capacité relationnelles, proactivité, adaptabilité
2. Profil recherché
- Vous avez idéalement un BTS Assistant Manager ou Assistant de gestion PME-PMI, ou un diplôme équivalent.
- La connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur serait appréciée.
- Une connaissance de l’anglais professionnel serait un plus.
3. Informations complémentaires
- Localisation : Direction Générale- Paris 13ème
- Statut du poste : à pourvoir au 1er décembre 2024
- Unité d’affectation : Cabinet - Direction Générale
- Emploi de catégorie : B
- Type de contrat : Ouvert aux titulaires ou contractuels
- Durée du contrat (détachement ou contractuels) : CDD 12 mois, renouvelable
- Quotité de travail : Temps plein
- Télétravail : Possible 2 à 3 jours par semaine
- Fourchette de rémunération (selon expériences et profil) : 25/45k
4. Candidature
CV et lettre de motivation à envoyer par mail à : amaelle.mayer@ensam.eu
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Depuis sa création en 1780, l’Ecole Nationale Supérieure Arts et Métiers s’attache à répondre aux défis industriels et aux enjeux sociétaux, en constante évolution.
Etablissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) sous tutelle unique du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, il est composé de huit campus et de trois instituts répartis sur le territoire.
Sa première mission : Former des ingénieurs capables de concevoir des produits et systèmes respectueux de l’environnement, mais aussi de contrôler une organisation industrielle en maîtrisant les risques et les coûts.
Descriptif du service
Environnement
Au sein de la direction générale, Arts et métiers recherche un.e assistant.e de direction H/F du directeur général.
Ce poste est rattaché à la directrice de cabinet et la personne recrutée rejoindra une équipe constituée d’une assistante de direction de directrices adjointes ainsi qu’une responsable de la logistique. La personne recrutée sera amenée à interagir en interne avec les membres du comité exécutif, les directeurs de campus et les chef.fes de service de la direction générale.
À propos de l'offre
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Les avantages liés au poste
Rejoindre l’Ensam, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon votre rythme de travail, jusqu’à 50 jours de congés dès la première année
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Participation aux frais de transports en commun à hauteur de 75%
- Forfait mobilité durable
- Des offres de restauration, loisirs, sport et culture
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Vacant à partir du 20/12/2024
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Assistante / Assistant de direction
