Assistante de Direction H/F
Référence : 2023-1103028
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Hôpital Bichat–Claude Bernard
GROUPE HOSPITALIER : Groupe Hospitalier Universitaire AP-HP. Nord - Université Paris Cité ETABLISSEMENT(S) : HÔPITAL BICHAT ADRESSE(S) : 46 rue Henri HUCHARD 75877 PARIS CEDEX 18 - Localisation : Hôpital Bichat Claude Bernard 46 Rue Henri Huchard 75018 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions générales :
-          Planification, organisation et suivi du secrétariat de la Directrice Déléguée à la Coordination de la Qualité - Gestion des Risques - Droit du Patient
Missions permanentes :
-          Planification des RV et organisation des réunions de la Direction QGR GHU
-          Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers…
-          Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et électroniques
-Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Accueil physique des interlocuteurs et patients
-          Organisation des réunions, gestion des salles, rédaction et envoi des CR :
o   Planification et organisation des réunions DQGR sites et GHU : CQRVSSP du GHU (rédaction des CR), réunion plénière des CDU du GHU (rédaction des CR), COPIL PECM/DMS, COMEDIMS, Commission Identitovigilance du GHU, BEA ex-HUPNVS, réunions d’équipes (QGR ex-HUPNVS et GHU, rédaction des CR) et CRUA sites et GHU, CSTH GHU, CLUD Bichat…
o   Participation au Comité Engagement Patient du GHU et rédaction des CR
-          Diffusion des documents dans l’IntranetÂ
-          Participation à la Gestion documentaire dans l’intranet (mise en forme des documents et incrémentation dans le logiciel ALFRESCO)
-          Diffusion des messages d’information et notes de service
-          Gestion des absences et congés des membres de l’équipe QGR ex HUPNVS, CRUA ex HUPNVS et cellule identitovigilance du site BCH et LMR
-          Gestion des commandes hôtelières et commandes externes (ACHAT : logiciel NSI Gestion)
-          Gestion des plans d’équipements mobiliers et informatiques pour l’équipe GHU
-          Recueil annuel des besoins en formation de l’équipe GHU
-          Participation à l’encadrement et à la formation des nouveaux agents (organisation recrutement, préparation des dossiers d’embauche et relations avec la DRH), accueil stagiaires
-          Organisation et planification de la campagne d’entretiens annuels d’évaluation pour l’équipe GHU et mise à jour des fiches de poste
-Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Gestion des documents et suivi du classement (dans le cadre de la certification HAS)
Missions spécifiques :
-          Organisation logistique des visites de certification HAS et accréditation COFRAC
-          Planification des réunions de cellule de crise et de veille et envoi des comptes rendus sur le site de Bichat +/- relais GHU
-          Gestion journalière des Fiches d’Evènements Indésirables (FEI) dans logiciel OSIRIS en l’absence des responsables QGR du site BICHAT
-          Accueil et renseignements des patients lors de réclamations, en cas d’absence de la CRUA et de l’assistante sur le site BICHAT
-          Remplacement de l’assistante de la Direction des Soins et des Activités Paramédicales du GHU lors de ses absences et congés
Profil recherché
Savoir faire requis :
Vous êtes titulaire
Maîtrise du système informatique : WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, LOTUS NOTES, ALFRESCO, GESTIME, OSIRIS, NSI GESTION
Votre profil :
Vous êtes titulaire du diplôme assistante médico-administrative
Une expérience similaire serait la bienvenue
Vous êtes motivé(e), dynamique, rigoureux. Vous avez un esprit d’équipe.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
Maîtrise du système informatique : WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, LOTUS NOTES, ALFRESCO, GESTIME, OSIRIS, NSI GESTION
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
marie-pierre.dilly@aphp.fr
Qui sommes-nous ?
DIRECTION DELEGUEE A LA COORDINATION DE LA QUALITE - GESTION DES RISQUES - DROIT DU PATIENT
Présentation
Le Groupe Hospitalier Universitaire AP-HP. Nord - Université Paris Cité s’est constitué au 1er Juillet 2019 dans le cadre de la réorganisation de la nouvelle AP-HP en 6 GHU. Il est composé de 8 sites : Beaujon, Bichat, Bretonneau, Louis Mourier, Lariboisière-Fernand-Widal, Saint-Louis, Robert Debré (7 MCO et 1 établissement gériatrique) situés sur un territoire étendu. Il est associé à l’Université de Médecine Paris Cité.
·  Louis Mourier et Beaujon : Hauts de Seine, respectivement, Colombes et Clichy
·  Bretonneau et Bichat : Paris 18ème
·  Robert Debré : Paris 19ème
·  Lariboisière-Fernand Widal Saint-Louis, : Paris 10ème
19 500 professionnels travaillent sur ces 8 sites, permettant de prendre en charge les patients de proximité et de promouvoir des axes forts (digestif, cardiologie, tête et cou, cancérologie, périnatalité…). Ce Groupe Hospitalier est un des principaux acteurs nationaux en matière de recherche.
Quelques chiffres pour le GHU AP-HP Nord :
3872 lits, 491 places
335 000 séjours
481Â 000 passages aux urgences
12Â 000 accouchements
L’organisation mise en place comporte 16 Département Médico-Universitaires (DMU), 87 centres de maladies rares, 3 URC, 8 CIC, 4 CRB.
Les hôpitaux du GHU sont organisés sous forme de 6 entités : Bichat/Beaujon, Lariboisière/Fernand-Widal, Bretonneau, Louis Mourier, Saint-Louis et Robert Debré.
Descriptif du service
ORGANISATION DE LA QUALITE - GESTION DES RISQUES - DROIT DU PATIENT au sein du GHU AP-HP. Nord - Université Paris Cité
Une Directrice déléguée à la Coordination de la Qualité - Gestion des risques - Droit des Patients définit les orientations et assure la cohérence de la démarche à l’échelle du GHU. Elle anime le réseau des directions qualité des 8 hôpitaux du GHU.
COMPOSITION DE L’EQUIPE AP-HP. Nord - Université Paris Cité
L’équipe se compose d’une Directrice Déléguée à la Coordination de la Qualité - Gestion des Risques - Droit du Patient, d’une Directrice Adjointe chargée de la Qualité - Gestion des Risques - Droit du patient sur les sites de Lariboisière et Fernand Widal et Directrice de l’hôpital Fernand Widal, d’une Assistante de Direction, d’une assistante sur le site de Lariboisière, de 15 Responsables Qualité - Gestion des risques répartis sur les 8 sites, 6 Chargés des Relations avec les Usagers, Associations et Cultes…
LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
Directrice Déléguée à la Coordination de la Qualité - Gestion des Risques - Droit du Patient du GHU et son adjointe.
FONCTIONNELLES
Internes : Equipes de Direction et Secrétariats de Direction, ensemble des services du GH
Externes : Siège AP-HP, HAS, ARS, IFSI…
À propos de l'offre
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Quotité de travail : 100 %
Horaires de travail : 35 heures – 7,36 h/semaine
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Vacant à partir du 13/01/2023
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Secrétaire
