Assistant(e) de direction H/F
Référence : 2023-1174798
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction Interministérielle du Numérique (DINUM)
Direction interministérielle du numérique (DINUM) - Localisation : 20 AVENUE DE SEGUR
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
- Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions :
- Assister la directrice, et son adjoint si besoin, dans l'organisation quotidienne du travail ;
- Contribuer au bon fonctionnement de la brigade d'assistance de direction, par une répartition équilibrée des tâches et des plages de présence.
Activités :
- Organiser les réunions et rendez-vous (accueil, invitation, réservation de salle + préparation des dossiers, en lien avec la cheffe de cabinet) de la directrice ou son adjoint ;
- Tenir l'agenda de la directrice;
- Accueillir et filtrer ses appels téléphoniques ;
- Gérer les arrivées, attributions et envois des courriers (chrono) ;
- Assurer un suivi des messages électroniques adressés à la directrice sur la boîte fonctionnelle et gérer la boite mails fonctionnelle ;
- Concevoir, rédiger, mettre en forme, relire, reproduire et envoyer divers documents (courriers, notes, etc.…) pour la directrice, ou son adjoint ;
- Animer les webinaires organisés par la directrice, le cas échéant.
En lien avec l'autre assistante de direction, dans une répartition équilibrée des taches :
- Organiser des déplacements (gestion des ordres de mission et des états de frais) pour les agents DINUM ;
- Préparer et suivre des notes de frais pour les agents DINUM ;
- Demander et assurer un suivi des devis et factures de prestation de bouche ;
- Gérer les fournitures administratives (inventaire, commandes) et les abonnements presse de l'ensemble des agents ;
- Créer et mettre à jour les fiches de procédure liées aux activités du secrétariat, dédiées aux agents, en relation avec le chargé de communication interne.
En fonction de l'évolution de priorités fixées à la DINUM, il/elle peut être amené(e) à prendre ponctuellement en charge d'autres tâches et projets.
Profil recherché
- Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique ;
- Techniques de secrétariat ;
- Outils informatiques (suite office, logiciels de visio-conférence, Osmose).
- Expérience en secrétariat de direction ;
- Expérience du travail en équipe ;
- Classer, archiver ;
- Diffuser une information, une publication ;
- Organiser une réunion ;
- Prioriser ;
- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de textes, tableurs, messagerie, agenda électronique) et collaboratifs ;
- Rédiger des courriers, courriels et notes et les mettre en forme ;
- S'exprimer clairement et succinctement à l'oral.
- Faire preuve de discrétion et de diplomatie ;
- Réactivité ;
- Sens de l'organisation et autonomie ;
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personne à contacter
alissa.abboud@modernisation.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La DINUM est un service de la Première ministre, sous l'autorité du ministre de la transformation et fonction publiques.
Elle définit la stratégie relative au système d'information de l'Etat et coordonne sa mise en œuvre.
Elle promeut l'innovation numérique comme levier de transformation du service public et des méthodes et outils de travail des agents publics.
Elle veille à ce que les systèmes d'information et le développement du numérique concourent à l'amélioration de la qualité, l'efficacité, l'efficience et la fiabilité du service rendu et à la simplification des relations entre les usagers et les administrations de l'Etat, et entre celles-ci et les autres autorités administratives.
Elle opère des services d'infrastructures à valeur ajoutée mutualisés entre les administrations, dont le réseau interministériel de l'Etat (RIE).
Le (la) titulaire du poste est placé(e) sous le pilotage direct de la directrice. Il (elle) évolue en lien avec la cheffe de cabinet et les autres assistant(es) de la direction ou des départements, afin de permettre une organisation de l'ensemble du secrétariat DINUM en équipe élargie, pour assurer notamment une présence quotidienne sur site.
Rejoindre la DINUM, c'est prendre part à un collectif de plus de 200 agents réunis autour d'une même ambition : le numérique au service de l'efficacité de l'action publique.
À propos de l'offre
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Dans le respect du régime ARTT (forfait jour), la brigade d'assistantes de direction couvre la plage 9h-19h, avec toujours une assistante en présentiel sur une partie de cette plage horaire.
Télétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine, en alternance au sein de la brigade. -
Vacant à partir du 03/04/2023
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Assistante / Assistant de direction
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