Assistant(e) de direction H/F
Référence : 2024-1747991
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Sous-direction des Cabinets et du soutien des services (SDCS)
Services du Premier ministre Direction des services administratifs et financiers du Premier ministre SDSHT Cabinet du Premier ministre - Localisation : 57 rue de varenne 75007 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L'assistant(e) assure ses missions au sein d'un pôle (secrétariat particulier ou secrétariat de directeur(rice)/chef(e) de cabinet /directeur(rice) ou de conseiller(e)s).
Il (elle) aura pour missions principales :
· La gestion des rendez-vous et planning d'un haut responsable ;
· L'accueil téléphonique, le filtrage d'appels et l’accueil des invités ;
· Les liaisons en interne et externe ;
· La préparation et l'organisation de réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) ;
· La conception et rédaction de courriers, rapports, notes ;
· Le traitement du courrier et la gestion de la messagerie électronique de son pôle ;
· Le traitement et la transmission des décisions, notes, contrats en interne et en externe ;
· La prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction ;
· Liste non-exhaustive - les missions varier selon les secrétariats et pôles.
Profil recherché
Titulaire d'un BTS ou équivalent, vous justifiez d'expériences d'au moins 3 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel.
Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint…).
Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualités relationnelles, de discrétion professionnelle, de dynamisme, de réactivité, de rigueur et d'organisation.
Une expérience 1 expérience en matière de protocole serait un plus.
Connaissances :
· Techniques de secrétariat bureautique, classement et archivage ;
· Outils bureautiques (pack office), outils de communication informatique (Messagerie, Internet,…) ;
· Environnement professionnel (éléments de culture administrative notamment du secteur public) ;
· Expérience en assistanat de Cabinet souhaitée. Savoir-faire :
· Excellentes compétences en expression orale et écrite
· S'adapter aux différents interlocuteurs, filtrer et orienter les informations ;
· Gérer des dossiers et informations sensibles ou confidentiels, rédiger et mettre en forme des documents.
Savoir-être :
· Disponibilité, discrétion, sens du travail en équipe ;
· Dynamisme et réactivité, sens de l'organisation.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Cabinet du Premier ministre est composé d'un certain nombre de conseiller(e)s, directeur(rice), chef(fe) de cabinet dont la mission est de mener à bien les différents projets du gouvernement.
Les assistant(e)s sont placé(e)s sous l’autorité fonctionnelle des membres du cabinet et rattaché(e)s hiérarchiquement à la direction des services administratifs et financiers (DSAF), plus précisément à la sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT).
L’assistant(e) travaille en brigade, sur un volume horaire de 35h/semaine avec les horaires de brigade suivantes :
• L’assistant(e) du matin effectue les horaires suivants : 08h00 – 15h00 ou 08h30 – 15h30
• L’assistant(e) de l’après-midi effectue les horaires suivants : 14h00 – 21h00
À propos de l'offre
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L'entrée et le travail sur site font l'objet d'une procédure d'autorisation/accréditation par la gendarmerie. Elle est préalable à toute signature de contrat.
Poste soumis à habilitation.
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Vacant à partir du 20/11/2024
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Assistante / Assistant de direction
