Assistant(e) de direction H/F
Référence : 2024-1787129
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Centre National d'Art et de Culture Georges Pompidou (Centre Pompidou)
- Localisation : 4, rue Brantôme 75003 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
VOS MISSIONS :
L’assistant.e joue un rôle pivot dans l’organisation, la coordination et le suivi des dossiers relevant de la Direction générale et de la Présidence. Il/elle travaille en binôme avec une autre assistante qui a la charge de coordonner le pôle du secrétariat de la Présidence et de la Direction générale.
Il/elle assiste le Président, la Directrice générale et la Directrice générale adjointe dans l’ensemble de leurs fonctions, tant sur les aspects administratifs et logistiques que sur les aspects d’organisation du travail, de gestion et de diffusion de l’information, avec une attention plus particulière pour l’agenda de la Directrice générale adjointe dont elle a la responsabilité.
Il/elle recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des dossiers et décisions.
Il/elle prend en charge l’accueil des invités du Président, de la Directrice générale et de la directrice générale adjointe et assure l’interface avec ses différents interlocuteurs internes et externes.
Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargée de :
· Assurer l’accueil et la communication :
Tenir l’agenda, de la directrice générale adjointe en particulier : réunions, rendez-vous etc.
Assurer le suivi et le traitement des contacts.
Filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants.
Recevoir, trier, enregistrer et diffuser le courrier (arrivée et départ).
· Gérer le secrétariat et le suivi des informations :
Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes.
Saisir, mettre en forme des documents divers.
Mettre à jour et exploiter le fichier des contacts de la Directrice générale adjointe.
Vérifier la conformité des procédures administratives et préparer les documents à la signature.
· Assurer le classement et l’archivage de documents :
Enregistrer des documents et des informations.
Classer les documents (papiers et électroniques).
Assurer le tri, l’élimination ou le versement aux archives des documents.
· Assurer l’organisation logistique des déplacements et réunions :
Planifier et assurer l’organisation logistique des déplacements en France et à l’étranger, le cas échéant.
Planifier et assurer l’organisation logistique des réunions ou rencontres : réservation de salles, lien avec les services (mobilier, assistance informatique,…), invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion.
Assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation.
Profil recherché
Compétences
savoir
· Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite
· Connaissance de l’organisation de l’établissement et des procédures internes de décisions
· Connaissance du secteur public (cabinet ministériel, direction d’administration centrale, établissement public…)
· Connaissance du contexte, du domaine d’intervention et des activités professionnelles de sa direction
· Connaissance des techniques de gestion documentaire
· Connaissance des techniques de secrétariat et de prise de notes rapide.
savoir-faire
· Maitriser l’usage de la langue française (orthographe, syntaxe, …)
· Gérer simultanément plusieurs activités en cours, et des demandes nombreuses et de diverses provenances (internes, externes)
· Organiser son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités identifiées
· Faire preuve d’excellentes capacités rédactionnelles (notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites)
· Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission
· Hiérarchiser l’importance et l’urgence des demandes avant de les transmettre
· Prendre des initiatives de nature à faciliter le fonctionnement de sa direction
· Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
· Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques standards (traitement de texte, messagerie électronique, Internet)
savoir être
· Grand sens de la confidentialité
· Aisance relationnelle
· Discrétion
· Esprit d’équipe
· Rigueur et réactivité
· Capacité d’adaptation
La maîtrise de l’anglais et/ou de l’espagnol serait un plus.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Qui sommes-nous ?
Le Centre national d’art et de culture Georges Pompidou est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministre de la Culture. Il réunit, en un lieu unique, un musée possédant l’une des deux premières collections d’art moderne et contemporain au monde avec plus de 120 000 œuvres, une bibliothèque de recherche sur l’art des XXe et XXIe siècles (Bibliothèque Kandinsky), des salles de cinéma et de spectacles ainsi que des espaces d’activités éducatives.
À propos de l'offre
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POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
N +2 Cheffe de cabinet
N +1 Responsable du pôle secrétariat (seconde assistante)
N Assistant(e) de direction
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RELATIONS FONCTIONNELLES COURANTES
· Le Cabinet de la Présidence, la DG et la DGA
· La responsable du pôle secrétariat (seconde assistante de la Présidence et de la direction générale)
· Ensemble des directions et services de l’établissement
· Partenaires et institutionnels externes
CONDITIONS DE TRAVAIL ET CONTRAINTES SPECIFIQUES
Assurer, le cas échéant, le remplacement de la seconde assistante qui compose cette équipe.
Travail sur écran
Horaires administratifs
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Vacant à partir du 20/12/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
