Assistant(e) de direction H/F
Référence : 2025-1889368
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Agence Régionale de Santé Bretagne (ARS Bretagne)
- Localisation : Rennes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein de la Direction adjointe de l’hospitalisation, l’agent aura pour missions principales :
Gestion de l’agenda et des rendez-vous de la directrice adjointe, suivi des déplacements, organisation et préparation des réunions, accueil physique et téléphonique.
Pour la direction adjointe de l’hospitalisation (DA) :
•Gestion des BALS, courriers, gestion, suivi et mises à jour de listes de contact de la DA, des procédures, des publications au RAA, réception, enregistrement, suivi de réponses à des mailings et e-mailings ;
•Suivi de dossiers en lien avec l’activité de la direction adjointe ;
•Saisie informatique, mise en forme de courriers, compte-rendu, rapports de la DA ;
•Référent(e) fonctionnel(le) des applications de la direction adjointe (ELISE / SI-Contacts/ Office 365 / Archivage) ;
•Participation à des actions de communication ;
•Continuité de suivi de secrétariat de l’instance de médiation régionale en cas d’indisponibilité du gestionnaire en charge du dossier ;
•Suivi, en lien à le/la Directeur/trice de la DA, des congés et des absences (grèves), de la campagne des Entretiens annuelles d’évaluation, des fiches de poste et tableaux d’avancements pour les agents de la DA ;
•Réservation du matériel, commande de fournitures, réservation de salles/ véhicules/trains pour les agents de la DA.
Profil recherché
Vous êtes agent de la fonction publique (Cat. C/B), agent CCN (Niveau 3/4) ou agent contractuel.
Compétences attendues
Savoir
Environnement institutionnel et administratif : organisation, et missions des département et pôle de la direction adjointe ;
Très bonnes connaissances de l'organisation interne ARS et des délégations territoriales ;
Techniques administratives et bureautiques, dont plateforme ELISE,
Système de classement et archivage ;
Connaissance de la législation en vigueur ;
Connaissance des procédures relatives aux missions qui lui sont confiées ;
Connaissances informatique ; traitement de texte, tableur, PPT.
Savoir -faire
Prioriser ses actions, organiser son travail pour respecter les délais fixés ;
Utiliser les outils informatiques ;
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage ;
Savoir prendre des notes et compétences rédactionnelles ;
Utiliser les techniques de lecture rapide ;
Solliciter les personnes ressources au sein de l'ARS et des DD ;
Assurer une transcription parfaite des éléments collectés ;
Percevoir et respecter les limites de sa compétence ;
Appliquer les procédures ;
Analyser les informations reçues ;
Préparer un rapport d'activité ou un bilan en collaboration avec son responsable ;
Rédiger un compte rendu.
Savoir-être
Etre rapide, réactif et avoir l'esprit d'initiative ;
Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation ;
Discrétion ;
Avoir le sens de l'écoute et du dialogue ;
Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse, travailler en équipe ;
Flexibilité.
Qui sommes-nous ?
L’Agence régionale de santé a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins, à l’accompagnement médico-social. Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers, dans un souci d’efficacité et de transparence.
La Direction de l’hospitalisation, de l’autonomie et de la performance (DHAP) est chargée de porter deux objectifs structurants et complémentaires de la stratégie régionale, et de coordonner les actions de mise en œuvre dans les domaines suivants :
• le développement des coopérations et des mutualisations dans le champ sanitaire (tout particulièrement la mise en œuvre des GHT) et dans le champ médico-social,
• la mise en œuvre du plan Triennal : équilibre économique des établissements, amélioration et adéquation des organisations et des prises en charges, pertinence des soins et des prescriptions, tout particulièrement dans le champ du médicament.
Elle comporte trois directions adjointes :
- Direction adjointe Hospitalisation
- Direction adjointe Autonomie
- Direction adjointe Financement et performance du système de santé
Descriptif du service
La Direction adjointe de l’hospitalisation est chargée d’organiser l’offre, de piloter les coopérations et l’accompagnement des ressources humaines en établissements de santé.
- Elle définit et gère les procédures d’organisation de l’offre de soins et assure le suivi des établissements, la mise en œuvre des projets médicaux de territoire, les orientations du schéma régional de santé et la déclinaison des plans nationaux (cancer, greffe...).
- Elle accompagne les actions de coopérations et en particulier les projets des groupements hospitaliers de territoire.
- Elle accompagne les établissements dans la gestion de leurs ressources humaines, prépare les décisions du DGARS en matière de gestion des cadres de direction des établissements, enrichit la vision prospective en matière de démographie médicale et paramédicale.
À propos de l'offre
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Dépôt des candidatures uniquement par mail à : ars-bretagne-recrutement@ars.sante.fr
Contenu du dossier de candidature à nous transmettre :
CV
Lettre de motivation
Situation administrative (titulaire, détaché, en disponibilité, CDI, contractuel, etc.)
Date limite de candidature : 07/05/2025
Merci de bien préciser l'intitulé du poste et la référence de l'offre.
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Continuité des congés avec l’assistante des deux autres directions adjointes.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
