Assistant.e de direction H/F
Référence : 2025-1893823
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DRAC Bourgogne Franche Comté
Secrétariat de Direction de la Direction Régionale des Affaires Culturelles de Bourgogne-Franche-Comté, site de Dijon - Localisation : 39 Rue Vannerie 21000 Dijon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires RIFSEEP 2
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le, l’assistant.e de direction exercera les missions suivantes :
• Tenue des agendas et des plannings
• Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs
• Réservation et préparation des salles de réunion
• Préparation et suivi des réunions (constitution des dossiers, comptes-rendus, etc.…)
• Recherche de documents, saisie, rédaction et mise en forme de divers documents (convocations, rapports, courriers, notes...)
• Suivi des actes relatifs aux délégations de signature des préfets et actes de subdélégation
• Gestion et suivi du courrier papier et électronique (enregistrement, transmission aux services concernés)
• Classement et archivage des documents et informations (papier et numérique)
• Participation à des travaux transversaux relatifs à la conservation des données
• Traitement de dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées.
• Intérim de l’accueil lors de l’absence de la titulaire
• Revue de presse quotidienne régionale
Liaisons avec l’interne et l’externe : relations administration centrale du ministère de la Culture/DRAC/partenaires ; coordination interne des informations.
Une montée en compétence sur les différents domaines sera effective par compagnonnage et/ou formation.
Profil recherché
Les compétences, connaissances :
• Environnement professionnel : avoir une très bonne connaissance de l’organisation et des missions du ministère de la Culture ; connaissance de l’organisation territoriale de l’État et des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté, bonne connaissance de l’environnement institutionnel et de leurs enjeux
• Techniques de communication
• Techniques de secrétariat bureautique
• Classement et archivage
Les compétences techniques, savoirs faire,
Compétences transversales :
• Capacité d’analyse et de structuration du travail
• Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents
• Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)
Compétences techniques :
• Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing…)
• Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités
• Techniques de documentation et de communication
• Sens de la communication
• S’adapter aux différents interlocuteurs
Les compétences comportementales, savoirs être.
• Discrétion et réserve impératives
• Capacité d’écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements
• Facultés d’anticipation, d’adaptation et réactivité
• Savoir être courtois et diplomate
• Sens des initiatives et des responsabilités
• Travail en équipe
• Loyauté
• Rigueur et sens de l’organisation
• Autonome
• Discrétion
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
Expérience sur poste comparable
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, service déconcentré du ministère de la Culture, placée sous l’autorité du préfet de région concourt à la diffusion des politiques publiques culturelles dans la région. Elle veille à l’application de la réglementation et met en œuvre le contrôle scientifique et technique, comme le conseil et l’évaluation dans ses divers champs de compétence. Elle comprend plusieurs sites : site siège à Dijon, site régional à Besançon et une unité départementale de l’architecture et du patrimoine dans chacun des 8 départements régionaux
Descriptif du service
Le secrétariat de Direction est composé de 2 assistantes de direction pour assister d’une part l’équipe de Direction composée de la Directrice Régionale et du Directeur Régional Adjoint et d’autre part la secrétaire générale dans l’organisation quotidienne de leur travail.
Relations hiérarchiques : La Directrice régionale, le Directeur régional adjoint et la Secrétaire générale
Relations fonctionnelles : L’équipe de direction, les services de la DRAC, les services du ministère de la Culture, les services de la Préfecture de région et des autres administrations
À propos de l'offre
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- Télétravail envisageable sur une partie des missions après la période d’adaptation au poste
- Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
- Travail en binôme avec la seconde assistante de direction
- Plages horaires variables
- Travail en équipe et nécessité de polyvalence entre les deux assistants.es de direction, afin d’assurer la continuité des missions de la direction
- Expérience sur poste comparable souhaitée
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
