Assistant.e de Direction H/F
Référence : 2025-2059786
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Institut Supérieur de l'Aéronautique et de l'Espace (ISAE)
ISAE-SUPAERO - Localisation : Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels selon l'expérience € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions du poste : (sous l’autorité hiérarchique du chef de cabinet)
- Assister l’équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail
- Assurer l’organisation et le suivi des instances
- Assurer le suivi des actions de la direction
- Traiter les informations entrantes, les transmettre selon l'urgence et la priorité
- Contribuer à la préparation et au suivi budgétaire de la Direction générale.
Activités principales :
• Gérer les agendas de la directrice générale et de la directrice adjointe en fonction des demandes : prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion des priorités.
• Gérer les aspects logistiques des déplacements de la directrice générale et de la directrice adjointe en fonction des demandes : ordres de mission, réservations diverses…
• Préparer les dossiers de déplacement pour leurs RDV et réunions de la directrice générale et de la directrice adjointe recueillir les informations nécessaires et les documents pertinents,
• Assurer l’organisation matérielle et logistique des instances (COMEX, CODIR, Amphi Cadres, Conseil d’Administration, Conseil de la Formation, Conseil de la Recherche) et des réunions importantes : réservation et aménagement des salles, restauration, ordres de mission, hébergement, transports,…
• Gérer les flux de courriers entrants et sortants : relève des parapheurs et du courrier, vérification de la cohérence des demandes, suivi des urgences en lien avec le chef de cabinet, e-parapheur (administrateur opérationnel)
• Rédiger, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, présentations, décisions, notes, tableaux…), les enregistrer, les mettre à l’e-signature, les diffuser
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information au sein du cabinet et en lien avec les directions, services et départements
• Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes…)
• Alimenter et tenir à jour la base de contacts du cabinet ainsi que la liste protocolaire (Invitations, vœux DG)
• Contribuer à la préparation et au suivi budgétaire de la Direction générale en appui du chef de cabinet en participant à l’élaboration du budget prévisionnel et en suivant l’exécution du budget
• Suivi de la carte achat en lien avec le suivi budgétaire de la Direction générale
• Préparation des commandes, suivi des fournitures et gestion des stocks
Suppléances :
• Modération des listes de diffusion
• Secrétariat séance, rédaction du compte rendu COMEX
• Assurer l’organisation administrative des instances COMEX, CODIR, Amphi Cadres, Conseil d’Administration, Conseil de la Formation, Conseil de la Recherche.
Profil recherché
Compétences spécialisées ou transverses
Connaître l’organisation générale, les structures et les procédures de l’établissement
Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, diaporama, messagerie électronique…)
Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et
financière
Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation dans le cadre d’actions plurielles
Aptitudes –Savoir-être
Autonomie, discernement et sens de l’initiative dans l’exercice de ses attributions
Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion
Aptitude relationnelle et maîtrise de soi
Capacité à faire face à des pics d’activités
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’ISAE-SUPAERO, établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées,
participe depuis plus de 100 ans à l’excellence de la filière aéronautique et spatiale, et apporte ainsi une contribution significative à la prospérité et à la souveraineté françaises et européennes.
L’Institut est leader mondial de l’enseignement supérieur en ingénierie aérospatiale par la richesse de son offre de formation
dédiée au domaine (ingénieur, master, mastère spécialisé et doctorat), par l’employabilité de ses diplômés, qui rayonnent dans beaucoup d’autres secteurs, et par leur nombre (plus de 750 diplômés par an au niveau master ou plus, dont 40 % d’internationaux). Capables de maîtriser la complexité des défis des transitions écologique et numérique, des nouvelles mobilités et nouveaux usages de l’espace, les ingénieurs et docteurs formés à l’ISAE-SUPAERO sont au cœur des évolutions
du secteur aérospatial, civil et de défense.
Mobilisées sur les problématiques des domaines aéronautique et spatial, les équipes de recherche de l’Institut se distinguent
par la croissance rapide de leur activité scientifique et par la qualité de leur relation avec leurs partenaires industriels (l’Institut
figure dans le top 25 mondial pour la proportion de publications scientifiques partagées avec des industriels).
Descriptif du service
Le cabinet est composé de trois personnes : un chef de cabinet et deux assistants.es de direction. Il assure des missions de coordination, de secrétariat de direction, de gestion des instances, de protocole et d’interface, en particulier au service de la directrice générale et du directeur adjoint et, au cas par cas du secrétaire général.
Le personnel affecté au cabinet est soumis à des règles strictes de confidentialité et doit faire preuve de disponibilité. Il doit en outre avoir une bonne connaissance du fonctionnement général de l’établissement et des procédures à l’oeuvre. Chaque assistante de direction est tenue d’assurer, sur les dossiers urgents, l’intérim de l’autre assistante en cas d’absence afin d’assurer la continuité du service.
À propos de l'offre
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Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum proposition CDI).
Poste de catégorie B - IFSE Groupe 1 des Secrétaires Administratifs (SA)
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Modalités de candidature :
Postulez en ligne : joindre CV et lettre de motivation (obligatoire)
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"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'État."
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Vacant à partir du 03/11/2025
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Secrétaire
