Assistant(e) de direction H/F

Secrétariat de la directrice Autonomie, de l’adjoint et des chefs de pôle :
accueil téléphonique et accueil physique ;
gestion de l’agenda de la Directrice de l’autonomie et de son adjoint ;
gestion du courrier arrivée et départ :logiciel GED : lecture, indexation, orientation au sein de la direction sur le site de Rouen ;
courrier papier : lecture, orientation ;
gestion des fournitures de la direction sur le site de Rouen : commande, suivi et répartition ;
préparation de courriers et de dossiers ;
gestion de l’organisation et du suivi de réunions, de commissions et comités techniques ;
organisation et mise à jour des listes d’établissements et des services ainsi que des partenaires ;
supervision de la saisie au recueil des actes administratifs (RAA) pour la direction ;
classement et archivage des documents ;
arborescence informatique : participation au groupe de travail, veille au respect de l’arborescence ;
relecture de tous les parapheurs sortants de la direction : vérification du respect de la charte graphique et vérification orthographique et grammaticale et traitement interne des courriers signés (scan des documents + tableau de bord).

Supervision de la diffusion des enquêtes et instructions ministérielles destinées aux établissements médico-sociaux en lien avec les secrétariats des équipes autonomies et délégations départementales :
diffusion ;
suivi des enquêtes.


Activité annexe :
participation et appui à différents travaux de la Direction de l’autonomie.