Assistant(e) de direction H/F
Référence : ARS_2024-4602
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Agence Régionale de Santé Normandie (ARS Normandie)
- Localisation : Calvados (14), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions et activités principales du poste :
Sous l’autorité du chef de cabinet, les missions confiées sont les suivantes :
• Assister le directeur général et son adjoint
- Gérer l’interface entre la direction générale et l’ensemble des acteurs internes et externes : accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous / réunions, constitution des fonds de dossier, gestion du courrier/mail entrant et sortant ;
- Veiller à ce que les dossiers de chaque journée soient complets avec les notes préparées par les services en support des réunions ou rendez-vous prévus ;
- Assurer la prise en charge des aspects logistiques et organisationnels de la direction générale
- Gérer les agendas du DG et DGA
- Traiter l’information et apporter des réponses de 1er niveau
- Rédiger des projets de courriers et de comptes rendus
• Elaborer des tableaux de bord de dossiers et assurer le suivi des échéanciers pour le cabinet :
- Mettre en place et actualiser les fichiers contact, le suivi des courriers prioritaires, le planning prévisionnel des congés des membres du comité de direction, le planning des astreintes de direction
- Organiser, classer et archiver les dossiers suivis par la direction générale
• Assister la mission inspection contrôle dans la réalisation de ses missions :
- Assure l’accueil téléphonique, personne ressource pour l’activité et le fonctionnement de la mission (consommables, fournitures)
- Assure la gestion du courrier notamment relatif aux missions
Profil recherché
Compétences requises pour le poste :(E : expert, M : maitrise, P : pratique, I : initié)
Il s’agit ici des compétences requises sur le poste et non des compétences acquises de l’agent
Connaissances :
Environnement institutionnel et administratif : M
Connaissance des procédures administratives de l’ARS : M
Techniques et règles de la communication écrite et orale : M
Outils bureautiques et informatiques : M
Réglementation : M
Construction de tableaux de bord : M
Savoir-faire :
Recueillir et traiter de l’information : M
Planifier les activités et les échéances : M
Prendre des notes : M
Réaliser des comptes rendus et des synthèses : M
Organiser des réunions : M
Capacité d’analyse : M
Maîtriser les techniques de classement et d’archivage : M
Savoir-être :
Travailler en équipe : M
Avoir le sens de l’écoute et du dialogue : M
Sens des relations humaines : M
Capacité d’adaptation : M
Autonomie : M
Faire preuve de rigueur : M
Faire preuve de discrétion professionnelle : M
Capacité d’initiative : M
Etre réactif : M
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
