Assistant(e) de direction H/F

La Direction générale est chargée d’initier, définir, coordonner et assurer la mise en œuvre de cette politique. Pour ce faire, elle définit l’organisation interne de l’ARS et s’appuie sur l’ensemble des directions réparties sur les cinq sites de l’ARS.
La Direction générale se compose :
Du cabinet, qui assure la préparation et le suivi des décisions et des dossiers à enjeux
Du service des affaires juridiques
Du service communication
De la mission inspection-contrôle de la mission santé mentale
Pour le compte de son cabinet, la direction générale est à la recherche d'un(e) assistant(e) de direction, dont les missions et activités principales seront :
Sous l’autorité du chef de cabinet, les missions confiées sont les suivantes :
Assister le directeur général et son adjoint
Gérer l’interface entre la direction générale et l’ensemble des acteurs internes et externes : accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous / réunions, constitution des fonds de dossier, gestion du courrier/mail entrant et sortant ;
Veiller à ce que les dossiers de chaque journée soient complets avec les notes préparées par les services en support des réunions ou rendez-vous prévus ;
Assurer la prise en charge des aspects logistiques et organisationnels de la direction générale
Gérer les agendas du DG et DGA
Traiter l’information et apporter des réponses de 1er niveau
Rédiger des projets de courriers et de comptes rendus
Elaborer des tableaux de bord de dossiers et assurer le suivi des échéanciers pour le cabinet :
Mettre en place et actualiser les fichiers contact, le suivi des courriers prioritaires, le planning prévisionnel des congés des membres du comité de direction, le planning des astreintes de direction
Organiser, classer et archiver les dossiers suivis par la direction générale
Assister la mission inspection contrôle dans la réalisation de ses missions :
Assure l’accueil téléphonique, personne ressource pour l’activité et le fonctionnement de la mission (consommables, fournitures)
Assure la gestion du courrier notamment relatif aux missions