Assistante de direction mutualisée DGS et DGA Ressources - Lorient Agglomération
Référence : O056251023000972
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Lorient
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Appuyer la DGS et le DGA Ressources en termes d'organisation du travail, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers.
secrétariat de dire
Courriers, e-mails, contacts de la Direction Générale
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Gestion des e-mails
- Gestion, et suivi via Post Office des courriers DGS et DGA Ressources
- Diffusion aux pôles concernés des documents annotés par la DGS ou le Président
- Rédiger ou mettre en forme des documents, courriers, e-mails
- Recherche et diffusion d'informations
Agenda/Réunions
- Gestion des agendas Outlook
- Organisation et planification des réunions
- Réservation de salles, matériels, voitures
- Préparation et envoi des invitations et des ordres du jour
- Préparation des fonds de dossiers selon les sujets à l'OJ
Centraliser les documents pour les Instances
- Réunir les diaporamas en amont des Bureaux et Conférences des Maires
- Dépôt des délibération de la DG dans Actes-Office dans les délais imposés
Suivi des tableaux de bord
- Impression de la fiche de suivi hebdomadaire « Point Président » avec les documents annexés et scan des retours
- Mise à jour du tableau « retour point président » qui centralise les sujets à aborder lors des bilatérales DGS/DGA
Gestion des astreintes
- Gestion des astreintes : collecte des indisponibilités puis création du tableau des astreintes de la DG
- Mise à jour du numéro de téléphone d'astreinte chaque semaine
Parapheurs
- Veiller au respect du circuit des parapheurs et des signatures
- Enregistrement et suivi du circuit des notes
- Demande des avis VP concernés par le sujet de la note
- Mise à jour du tableau de suivi des notes
- Suivi des actes juridiques dans le parapheur électronique
Déplacements
- Organisation des déplacements DGS et DGA Ressources
- Organisation des déplacements des élus (en lien avec l'assistante du Président)
- Conception des Ordre de Mission et Décisions signées par la Président
- Réservation Transport et Hébergement
- Etablissement des bons de commande et règlement des factures pour les élus
- Remboursement des frais engagés par les élus
- Frais de restauration Président, DGS et DGAs
- Frais de déplacements
Réferente RH
- Validation des congés et modifications du badgeage sur Tempo
- Relevé des anomalies Tempo
- Saisir les congés des collaborateurs de groupe
Divers :
- commande des fournitures de bureau
- archivage
Activités annexes :
- Organiser un réseau des assistantes de direction
- Serre fil
Profil recherché
- Bonne expression écrite et orale
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des circuits et procédures administratives
- Maitrise des logiciels informatiques
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Capacités d'adaptation, de gestion des priorités, d'anticipation
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Qualités relationnelles (agents/élus)
Qui sommes-nous ?
Située sur la côte sud de la Bretagne, Lorient Agglomération regroupe 25 communes animées par la volonté de réaliser ensemble un projet de territoire que l'intercommunalité rend plus dynamique et plus ambitieux. Troisième agglomération de Bretagne, Lorient Agglomération place au cur de son projet ses 209 000 habitants pour en faire un territoire de vie, dynamique et durable, ouvert sur le monde.
À propos de l'offre
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Poste à temps complet à pourvoir dès que possible
* Rémunération statutaire
Avantages sociaux
* Participation employeur au transport, et à mutuelle et à la prévoyance, forfait mobilité durable,
* Adhésion au CNAS,
* Accès à une restauration collective.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Assistante / Assistant de direction
