Assistante de Direction Mutualisée f/h - Commune d'Avignon
Référence : O084241122000533
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Avignon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La Ville d'Avignon recrute pour sa Direction Générale Adjointe Ville Emancipatrice
Pôle Sports et Loisirs
Direction Administrative et Financière
Poste : Assistante de Direction Mutualisée (f/h)
Emploi : Assistante de Direction
Filière Administrative - Catégorie C
Missions
Organisation, gestion et suivi de l'ensemble dossiers confiés par l'élue et la direction
Activités
Organisation conjointe des agendas de l'élue et de la cheffe de Pôle et préparation des dossiers
* Gérer les agendas et l'emploi du temps quotidien de l'élue et de la directrice de Pole : prise de Rendez-vous,
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et accueillir physiquement les rendez-vous.
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires...).
* Assister l'élue et la directrice de Pôle dans la préparation des dossiers et leurs suivis : préparation de documentation préalable aux rendez-vous,
Gestion et suivi administratif
* Gérer le courrier Maarch : réceptionner, enregistrer et trier le courrier adressé à l'élue et la Directrice de Pôle
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi et de bilan demandés par l'élue et/ou la Direction (tableaux de bord, analyses, indicateurs divers...).
* Assurer le suivi des parapheurs
Communication
* Rédiger des supports de communication et de présentation (notes, PWT, correspondances, rapports, comptes rendus...).
En l'absence du personnel d'accueil, assurer la tenue du standard téléphonique en collaboration avec l'équipe administrative
Conditions d'Exercice
Lieu : Pôle Sports et Loisirs - 74 Bd Jules Ferry
Horaires : Temps complet sur un cycle de travail de 37h30 hebdomadaires. -ASS1 - disponibilité en fin de journée suivant les rdv et réunions de l'élue/direction
Conditions d'accès : Maitrise de l'outil informatique et forte expérience administrative.
Profil recherché
Compétences Requises
Connaissances :
Environnement et fonctionnement de la collectivité et ses services
Outils de bureautique : word, excel, powerpoint, outlook
Progiciels spécifiques : Maarch
Outils de design graphique : Canva
Applications bureautiques : Teams...
Savoirs Faire Techniques :
Rédiger des courriers et compte rendus de réunion (prise de note)
Réaliser des tableaux de bord (tableaux de suivi des indicateurs...)
Qualités Professionnelles :
Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction.
Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation?: pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (public, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s'adapter aux différents environnements
Sens de la communication?: pour s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l'organisation
Organisation, gestion des priorités et anticipation?: pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques et intervenir avec facilité sur des dossiers transverses
Relations internes : (Elus et cadres, tous services de la collectivité)
Relations externes (associations sportives, publics et contacts extérieurs de l'élue)
À propos de l'offre
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Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année
Les candidatures doivent être adressées avant le 15 décembre 2024
à l'attention de Madame Gersende CONSTANTIN
Directrice de Pôle des Ressources Humaines
1, rue Racine - 84045 Avignon Cedex 9
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
