Assistante de direction ou d'entités spécialisées

Contexte général marqué par :
- une mutualisation des postes d'assistance et de soutien,
- une polyvalence et une capacité d'adaptation avérée pour fournir les réponses administratives aux exigences de l'activités essais,
- une maîtrise des éléments réglementaires et procédurales
- une connaissance approfondie du milieu professionnel et de l'organisation locale ou centrale.


Les enjeux du poste consistent à :
- assurer le fonctionnement administratif courant des départements de la production gironde DPEP, DPBG et DVPA d?une part et de GP2 d?autre part dans un souci d'efficacité et de réactivité malgré la dispersion géographique des personnels de ces entités
- respecter les règles de confidentialité de défense pour les documents et les matériels transitant par les départements
- respecter les délais contractuels de fourniture des documents et matériels émis par le site Gironde
- assurer des missions à caractère générale pour le site

La note « organisation de la fonction secrétariat sur le site Gironde de DGA Essais de missiles » précise les attributions et les responsabilités de tous les acteurs concernés par la fonction secrétariat sur le site - édition en vigueur
- Assurer la transmission et la mise à disposition de l’information : enregistrement, diffusion du courrier (classifié, NC) ; enregistrement des supports liés aux essais ; gestion des documents SECRET, rédaction BE et notes internes ; classement.
- Assurer les demandes d’ordre de mission et état de frais
- Contribuer à l’assistance logistique et technique : pointage TOCATA en lien avec les chefs d’équipe, approvisionnement des fournitures de bureau, traitement des anomalies HQTIME, gestion des matériels non consommables.
- Assurer le traitement des diverses demandes et sollicitations : réception/filtre appels téléphoniques, établissement des demandes d’accès visiteurs, réalisation de recherches d’ordre général.
- Rendre compte des dysfonctionnements, être source de propositions d’amélioration
- Assurer l’intérim du secrétariat en « binôme ».