Assistante de direction ou d'entités spécialisées

Contexte général marqué par :
- une mutualisation des postes d'assistance et de soutien,
- une polyvalence et une capacité d'adaptation avérée pour fournir les réponses administratives aux exigences de l'activité essais,
- une maîtrise des éléments réglementaires et procédurales,
- une connaissance approfondie du milieu professionnel et de l'organisation locale ou centrale.

Les enjeux du poste consistent à :
- Contribuer à l'efficacité et au bon fonctionnement de la sous-direction affaires dans le cadre d'un fonctionnement multi sites,
- S'assurer de la bonne saisie des activités du service sous Tocata,
- Assurer le meilleur accueil des clients et industriels partenaires,
- S'assurer avec rigueur de la bonne affectation des matériels de la SDA, y compris des documents classifiés,
- Optimiser l'emploi des ressources et des matériels de l'entité.

La note « organisation de la fonction secrétariat sur le site Gironde de DGA Essais de missiles » précise les attributions et les responsabilités de tous les acteurs concernés par la fonction secrétariat sur le site - édition en vigueur.
- Informer les nouveaux arrivants des moyens mis à leur disposition,
- Contribuer à l'assistance logistique des membres de l'équipe,
- Réserver des salles et/ou des moyens
- Assurer l'accueil des visiteurs lors des tirs,
- Établir, vérifier et transmettre les ordres de mission,
- Effectuer les réservations de missions et hôtels,
- Consulter les agendas et renseigner le planning d'absence
- Contribuer à la validation de l'outil de suivi des présences
- Préparer les parapheurs à la signature et en assurer le suivi
- Tenir un échéancier du courrier nécessitant des réponses,
- Rédiger des documents courants (bordereaux d'envois, notes internes, ...).
Assurer le traitement des demandes et sollicitations diverses :
- Accueillir les visiteurs et faire les demandes d'accès si nécessaire,
- Prendre les messages téléphoniques et les orienter et/ou les filtrer
Assurer la transmission et la mise à disposition de l'information :
- Traiter le courrier départ et arrivée, l'affecter et/ou le diffuser
- Tenir à jour tous les supports nécessaires à la gestion des documents classifiés
- Saisir, mettre en forme et reproduire les documents du département
- Organiser le classement et l'archivage des documents courants
- Tenir à jour le planning du responsable d'entité
- Organiser et assurer le classement des documents
Au plan des missions générales :
- Rendre compte des dysfonctionnements relatifs à la bonne marche du secrétariat et être source de propositions d'amélioration,
- Assurer l'intérim du secrétariat conformément à la note d'organisation de la fonction secrétariat sur le site Gironde