Assistant(e) de direction Pôle fonctions supports et modernisation
Référence : MENJ-10-2024-12684
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Lyon
- Localisation : 92 RUE DE MARSEILLE 69354 LYON CEDEX 07
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Groupe RIFSEEP 1 pour les titulaires A partir de 1 972,92€ brut pour les contractuels € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Les missions sont les suivantes :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (interne et externe),
- Gérer le courrier (externe : mail et postal ; interne : parapheurs et mails), en assurer le suivi,
- Tenir l’agenda : planifier et organiser les rendez-vous et déplacements ; assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions, GT, commissions…
- Assurer la frappe et la mise en forme de documents, rédiger des courriers de réponse
- Assurer toute tâche nécessaire au bon fonctionnement du service
Les activités propres au service sont les suivantes :
-Gestion quotidienne du logiciel de Traitement Informatisé de la Présence Individuelle (TIPI)
-Suivi du bulletin d’informations rectorales (BIR) :
- demande de compléments auprès des expéditeurs d’articles lorsque des éléments sont manquants ;
- synthèse des articles ; présentation au SGA ;
- mise en forme définitive et transmission à la communication pour mise en ligne sur le site ;
- travail identique pour les BIR spéciaux durant l’année scolaire : mouvement ATSS ; mouvement personnel enseignant ; rentrée ; etc.
-Suivi administratif :
- production de tableaux d’analyse et de synthèse ;
- coordination des réponses à certaines enquêtes ministérielles.
Profil recherché
Compétences techniques :
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint), les logiciels métier et la messagerie électronique
- Connaître l’environnement du système éducatif, les grandes lignes du statut des personnels ; les principaux circuits et procédures administratives ;
- Maîtriser les expressions orale et écrite
- Importance du relationnel : communiquer, rappeler les informations importantes, transmettre les messages, etc.
- Savoir planifier, gérer, savoir rendre compte ; savoir hiérarchiser les priorités
- Savoir vérifier, savoir alerter, savoir temporiser au téléphone, savoir trier et analyser l’information ;
- Sens de la discrétion et de la courtoisie
- Disponibilité, capacité d’adaptation et polyvalence
Compétences transversales :
- Bonne connaissance de l’organisation des services du rectorat et des services déconcentrés
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Français Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Au sein de la région académique Auvergne Rhône Alpes, l'Académie de Lyon s’étend sur les départements de l’Ain, de la Loire et du Rhône. Elle compte 625 000 élèves répartis dans 2 147 écoles, 313 collèges et 204 lycées, lycées professionnels et établissements régionaux d’enseignement adapté (EREA). Avec près de 60 000 agents, dont 45 000 enseignants, l'académie de Lyon, est le premier employeur de son territoire.
Elle offre des opportunités de métiers et de parcours diversifiés : professeurs des écoles, professeurs en collèges et lycées, conseillers principaux d'éducation (CPE), assistants d'éducation (AED), accompagnants des élèves en situation de handicap (AESH) et autres personnels en établissements scolaires, services académiques et départementaux (personnels administratifs, techniques, médico-sociaux, de jeunesse et sports et d’encadrement).
Le poste est placé au sein du bureau du secrétariat général, bureau composé d'un chef de bureau et de trois assistants.
À propos de l'offre
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- Horaires variables en fonction des obligations du Secrétariat Général
- Permanences à assurer (matin, midi, soir)
- Tâches multiples nécessitant une importante réactivité, capacité à travailler dans l’urgence, faculté d’adaptation, sens de l’anticipation, d’initiative, respect des calendriers contraignants et multiples, disponibilité étendue, obligation de discrétion
Partenaires internes : Cabinet, directeurs et services
Partenaires externes : 3 DSDEN, EPLE, collectivités territoriales, Préfecture, ARS...
Tout public (polyvalence des postes des secrétaires)
Les moyens / ressources : outils bureautiques et applications métiers
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Assistante / Assistant de direction
