Assistant(e) de direction
Référence : 2024-1744313
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
GIP - FCIP Alsace
GIP FCIP Alsace - Localisation : 2 R. Adolphe Seyboth 67000 Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 28000 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Assurer l’assistanat du Directeur (CFA ACADEMIQUE + GIP FCIP ALSACE) dans l’organisation quotidienne et l’interface à l’interne et à l’externe.
Activités principales :
Assistanat de direction pour le GIP FCIP ALSACE et le CFA ACADEMIQUE
· Traitement du courrier (réception, diffusion, traçabilité) qu’il soit papier ou électronique,
· Gestion des agendas du Directeur (prise de rendez-vous, organisation, faisabilité, contrôle des échéances),
· Interfaçage avec et entre l’interne et l’externe,
· Rédaction de documents (courriers, notes, comptes-rendus, présentations…), relecture, mise en forme et valorisation des supports, publipostages,
· Mise à jour de bases de données,
· Suivi d’indicateurs (qualité ou autres),
· Collaboration à l’organisation de réunions,
· Organisation et secrétariat des réunions du C.A., du conseil de perfectionnement, du C.S.A.
· Gestion de dossiers spécifiques en lien avec l’activité du service
· Photocopies, classement et archivage
Accueil
· Accueil téléphonique et physique des personnes et l’orientation des interlocuteurs internes et externes majoritairement lors du remplacement de la personne en charge de l’accueil.
Assistanat RH
· Elaboration des dossiers du personnel (papier et numérique) (Vérification des pièces, numérisation et classement des documents),
· Création de l’agent dans le Système d’Information des R.H.
Cette liste n’étant pas exhaustive, d’autres missions particulières définies par la direction ou le responsable hiérarchique pourront être confiées au titulaire du poste.
Profil recherché
Compétences nécessaires (savoirs et savoirs faire) :
· Très bonnes compétences rédactionnelles (maîtrise de la langue française – prise de notes – maîtrise des normes rédactionnelles),
· Très bonne maîtrise des outils du pack office (outlook, word, excel, powerpoint),
· Capacités organisationnelles, de gestion du temps et des plannings, de traitement des informations et de hiérarchisation des priorités,
· De rigueur, de polyvalence, d’adaptabilité,
· De communication (sens de l’écoute, cordialité et courtoisie indispensables),
· D’autonomie dans le travail,
· Fiabilité et sens du secret,
· Sens du service public / service client
Savoir-être :
· Ponctualité
· Capacité à organiser son travail, réactivité, proactivité, rigueur et respect des délais
· Sens des responsabilités
· Sens de la réserve et de la discrétion (confidentialité)
· Capacité à travailler en équipe
Profil du candidat :
· BAC+2 Assistant manager (1ère expérience souhaitée)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Formations générales
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le GIP FCIP Alsace est un groupement d’intérêt public de l'Education Nationale chargé d'intervenir dans les domaines de la formation continue des adultes, de la formation tout au long de la vie et de l’insertion professionnelle. Pour ce faire, il travaille en lien avec le réseau des GRETA et mène des activités spécifiques dans de nombreux domaines, dont celui de la validation des acquis de l’expérience ou de la professionnalisation des acteurs de la formation.
Il est implanté sur 2 sites à Strasbourg et 3 antennes (Haguenau, Colmar et Mulhouse) et rassemble environ 120 collaborateurs.
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux titulaires par voie de détachement et aux contractuels. CDD de 12 mois, renouvelable.
Poste ouvert à la candidature de personnes en situation de handicap.
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Rythme annuel :
Horaire de travail : 39 heures hebdomadaires (conditions de congés et de RTT avantageuses)
Lieu d’affectation :
GIP FCIP – 2, rue Adolphe Seyboth – 67000 STRASBOURG (au cœur du quartier de la Petite France et à 8 minutes à pied de la gare).
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Vacant à partir du 06/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
