Assistante de direction
Référence : 2025-1801217
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités de Moselle
Direction départementale de l'Emploi du Travail et des Solidarités de la Moselle 1 rue du Chanoine Collin CS 81049 METZ Cédex 1 - Localisation : Cité administrative 1 rue du Chanoine Collin 57036 Metz Cédex 1
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
* Secrétariat de la direction de la DDETS :
- gestion du courrier postal arrive avec orientation vers le bon service concerné, y compris en externe à la ddets
- Gestion du courrier réservé "Direction" (photocopies, diffusions), suivi des réponses en lien avec la préfecture
- Gestion de la boîte aux lettres "Direction" (messages reçus, transferts et envois des messages direction)
- Archivage des messages
- Enregistrement des arrêtés (logiciel LibreOffice) et publication des arrêtés au registre des actes administratifs (portail des Services de l'Etat en Moselle) en lien avec la préfecture
- Réception et gestion des appels téléphoniques
- Gestion des agendas dont le suivi des réponses aux invitations, gestion des demandes de rdv, organisation des réunions
- Préparation des dossiers du CSA et de la formation spécialisée.
- Mise en forme des différents courriers, suivi chrono et envoi de courriers
- Gestion du planning des congés des responsables
- Réservations de salles pour les réunions dela direction mais aussi des services
Activités annexes :
- Suivi ponctuel de dossiers thématiques en fonction de la charge de travail et des besoins des services, à la demande de la direction
- Revue de presse
* Contribution à l'animation des secrétariats des services de la DDETS, en binôme avec l'autre assistante de direction. Intérim de l'autre assistante de direction lorsqu'elle est absente.
Tutorat des nouveaux agents en charge de fonction de secrétariat dans les services.
Travail en transversalité sur l'ensemble des champs d'intervention de la DDETS.
* Répondre aux sollicitations des usagers qui appellent le secrétariat de direction ou qui sont orientés par les services sur le secrétariat de direction : analyser la demande, répondre aux questions des usagers et sinon orienter vers le service concerné
Partenaires institutionnels : Administrations, préfecture, sous-préfectures, administration centrale, conseil départemental, conseil régional, CAF, entreprises, particulier.
Profil recherché
Connaissances :
Savoir-faire :
-- très bonne connaissance des champs de compétence de la ddets, des autres services de l'Etat et des partenaires
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
- Prendre des notes
- Utiliser les techniques de lecture rapide
- Maîtriser les outils bureautiques, de messagerie et de communication web
- Capacité d'adaptation à la prise en main d'interfaces de gestion
- qualité de l'expression orale et écrite
- compétence en communication
Savoir-être :
- Être rapide, réactif et avoir l'esprit d'initiative
- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue
- sens de la diplomatie
- Travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
- Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse
Expérience professionnelle souhaitée : oui
Compétences attendues
Connaissances :
Savoir-faire :
-- très bonne connaissance des champs de compétence de la ddets, des autres services de l'Etat et des partenaires
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
- Prendre des notes
- Utiliser les techniques de lecture rapide
- Maîtriser les outils bureautiques, de messagerie et de communication web
- Capacité d'adaptation à la prise en main d'interfaces de gestion
- qualité de l'expression orale et écrite
- compétence en communication
Savoir-être :
- Être rapide, réactif et avoir l'esprit d'initiative
- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue
- sens de la diplomatie
- Travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
- Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse
Expérience professionnelle souhaitée : oui
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
La direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités exerce sous l'autorité du préfet de la Moselle, et à l'exception des services du système de l'inspection et de la législation du travail, les politiques en matière de:
- cohésion sociale ;
- accès et développement des entreprises ;
- accompagnement des entreprises ;
- insertion sociale et professionnelle ;
- accès et maintien dans le logement et du travail ;
- égalité entre les femmes et les hommes.
À propos de l'offre
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Contacts :
Personne à qui adresser les candidatures (mail) : sgc-rh@moselle.gouv.fr
Personne à contacter (mail) : Mme ARTZ Martine - Directrice Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités de la Moselle : martine.artz@moselle.gouv.fr
Spécificités du poste / Contraintes :
* Horaires variables avec nécessité de présence jusqu'à 17h00
* très bonne connaissance des champs de compétences des différents services de l'Etat
Durée d'affectation souhaitée sur le poste: 3 ans minimumManagement : Non
Télétravail : Non
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Spécificités du poste / Contraintes :
* Horaires variables avec nécessité de présence jusqu'à 17h00
* très bonne connaissance des champs de compétences des différents services de l'EtatDurée d'affectation souhaitée sur le poste: 3 ans minimum
Pas d'encadrement
Expérience professionnelle souhaitée : oui
Télétravail : Non
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2° de l'article L332-2 du Code général de la fonction publique
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
