Assistant(e) de direction

MISSION GENERALE

L’assistant(e) de direction assiste le directeur général et la directrice générale adjointe afin de faciliter et d’optimiser leur agenda en lien avec l’agenda institutionnel et les priorités stratégiques.En étroite collaboration, il/ elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant soutenir l’activité de la direction générale. A ce titre, il assiste le DG et la DGA dans leurs missions au quotidien et assure l’accueil physique et téléphonique de la direction générale. Il/elle gère le traitement et la circulation de l’information interne et externe de la direction générale ainsi que le suivi des dossiers en lien avec la direction générale. Pour ce faire, il impulse et veille à la diffusion des bonnes pratiques dans les différents secrétariats. 

1/ Organiser et faciliter l’agenda du directeur général et du directeur général adjoint 

-Faciliter les agendas et le travail du DG et DGA

-Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du DG et DGA (prise de rendez-vous, tenue et suivi de l’agenda)

-Être en appui à la préparation et au suivi de l’agenda institutionnel en lien avec le Directeur général et la Directrice générale adjointe 

-Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG et DGA (documents, rapports, supports de communication, notes pour les réunions…) Et faire le lien nécessaire avec les secrétariats des directions fonctionnelles concernées 

2/Assurer la mise en oeuvre et le suivi des tâches administratives permettant le bon fonctionnement de la direction générale 

-Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DG et assurer la bonne orientation

-Organiser le tri et l’archivage des documents et s’assurer de la bonne gestion documentaire.

-Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables pour la DG 

-Assurer la gestion et mise à jour des panneaux d’affichage des documents officiels, hors ressources humaines et communication

-Assurer la maintenance des canaux de diffusion

-Assurer la gestion des réservations des salles 

-Participer au suivi administratif des dossiers individuels de l'équipe de direction et des congés et préparation des évaluations annuelles

-Etre