Assistant·e de direction
Référence : 2025-2063855
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Bordeaux 3
- Localisation : Université Bordeaux Montaigne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels à partir de 1890€ brut/mensuel € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Secrétariat de direction :
• Assurer un accueil physique et téléphonique : savoir recueillir les demandes
• Gestion des agendas
• Organisation de réunions et de rendez-vous
• Gérer les réservations de salles
• Rédaction de courriers, compte-rendus… et assister aux réunions concernées
• Gérer les demandes d’interventions et signalements d’incidents via l’application
dédiée, en assurer le suivi
• Soutien administratif à la direction de l’UFR
• Organiser des déplacements
• Superviser et gérer la messagerie électronique de la direction de l’UFR
Vie institutionnelle :
• Accompagner l’organisation des instances de l’UFR en collaboration avec la direction et le bureau général et finances (bureaux, conseils et commissions)
• Mise à jour et suivi du calendrier de direction des départements, aide à la préparation des élections de départements
• Participation à l’organisation des élections relatives au Conseil d’UFR ou direction d’UFR
• Suivi des conseils de perfectionnement, en lien avec les bureaux licences et masters
• Suivi et mise à jour des affectations des bureaux enseignants
• Contribuer à la rédaction de documents, présentation dans le cadre d’appels à projets ou autres
• Conception et suivi de tableaux de bord
Communication – évènementiel – vie de l’UFR :
• Coordonner l’organisation matérielle et logistique d’évènements institutionnels et de convivialité (à l’échelle de l’UFR et des départements)
• Appui aux projets de l’UFR
Activités associées :
• Appui administratif aux autres bureaux de la composante selon les nécessités de service
• Suivi des documents administratifs (mise à la signature, photocopies, transmission, archivage)
• Participation à la logistique événementielle en cas de besoin
• Participation aux appels d’examens
Profil recherché
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur
Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Compétences opérationnelles :
• Savoir rendre compte
• Savoir travailler en équipe
• Savoir planifier son temps et s’organiser
• Maîtriser les modes de communication à l’écrit et à l’oral
• Très bonne connaissance des outils bureautiques
• Communiquer et faire preuve de diplomatie
• Savoir rechercher l’information
• Trier, hiérarchiser, classer les informations
• Gérer la confidentialité des informations et des données
Compétences comportementales :
• Dynamisme
• Sens de l’organisation, autonomie
• Réactivité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens du contact avec tous les interlocuteurs (étudiants, enseignants-chercheurs, professionnels de l’UFR et
de l’établissement)
• Gestion des priorités
• Attitude pro-active dans la résolution des problèmes
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Bordeaux Montaigne est une université d’Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines qui accueille plus de 18 000 étudiants chaque année (chiffres 2020-2021). Elle compte 1258 personnels dont 707 enseignants et chercheurs et 551 personnels BIATSS. Elle est actuellement organisée en 3 UFR, 2 instituts (IJBA et IUT), 1 école doctorale, 16 équipes de recherche dont 7 unités mixtes et porte la Maison des sciences de l’homme de Bordeaux, unité d’appui à la recherche.
Pour en savoir plus, consultez nos pages.
Consultez l'offre ici
Les candidatures (CV et Lettre de motivation) sont à déposer ici avant le 15 octobre 2025 en cliquant ici
Descriptif du service
L’UFR Langues et Civilisations de l’Université Bordeaux Montaigne a pour
mission l’accueil et la formation des étudiant.e.s, ainsi que la transmission des connaissances assurée par les enseignant.e.s et les enseignant.e.s chercheur.e.s de l’UFR à travers l’étude du langage, les langues et des cultures qu’elles véhiculent.
L’UFR Langues et Civilisations compte environ 6 200 étudiant·e·s, 230 enseignant.e.s titulaires et contractuel.le.s ainsi que 250 vacataires (chargé.e.s de cours), et 28 personnels administratifs.
L’UFR est organisée en :
• 13 départements d’enseignement
• 1 accueil et 4 services administratifs
À propos de l'offre
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Contraintes spécifiques du poste :
• Présence sur site quotidienne
• S’adapter aux agendas de la direction -
Vacant à partir du 01/10/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
