Assistante de direction

1.      Au titre de la direction de site

Missions générales et permanentes
- Missions d’accueil physique et téléphonique et prise des messages
- Gestion de l’agenda du directeur
- Organisation de réunions (planification, gestion des participants, réservation de salles, aspects logistiques, préparation des dossiers et feuilles d’émargement, installation PC et vidéoprojecteur)
- Contribution à l’organisation d’événements internes (réunion de direction, COPIL, Assemblée de site …)
- Gestion du courrier postal de la direction de site entrant et sortant, enregistrement et suivi.
- Dactylographie, classement, enregistrement et envoi des courriers
- Rédaction de comptes rendus de réunions collectives et individuelles
- Contribution, mise en forme et suivi de certains dossiers
- Mise à jour des données relatives à la Direction (organigramme, annuaire, papier à entête, etc…)
- Assurer l’interface entre la Direction (transmission de documents, informations diverses, …) et les différents interlocuteurs internes ou externes à l’hôpital (usagers, familles, élus, associations, ….)
Mission transversale
En appui de la DRH : commande, enrôlement, personnalisation des cartes professionnelles
Remplacement ponctuel
En période de congés ou d’absences, l’assistant (e) de direction assure le remplacement de la secrétaire de direction de la DRH / DSAP (courrier / accueil téléphonique). Les deux agents constituent un binôme et s’entraident, y compris lors que l’un ou l’autre est en télé-travail et/ou n’est pas en capacité d’exercer certaines missions (ouverture de salles, impressions de documents).

2.   Au titre de la DASEL

L’assistant (e) des directeurs de la DASEL assure l’interface entre le directeur de la DASEL et son adjoint, et l’ensemble des interlocuteurs internes (cadres et agents de la DASEL) et externes (directions de site, autres directions fonctionnelles, sièges, entreprises extérieures…).
Réactif et comprenant bien le fonctionnement de la DASEL et du GHU, il ou elle doit être à même d’orienter ses interlocuteurs efficacement.
Missions générales et permanentes : appui administratif au DASEL et à son adjoint
- Appui administratif aux directeurs (courriers, notes de service, tableaux de bord, etc.)
- Gestion de l’agenda des directeurs et organisation de leurs réunions
- Appui à la centralisation d’informations de la part des cadres (plan d’équipement, etc.)
Mission complémentaire d’appui à la gestion des ressources humaines de la DASEL
- Organisation des entretiens professionnels des cadres (planification et préparation du dossier)
- Préparation, recueil et transmission à la DRH des éléments relatifs à la DASEL après validation des directeurs (surprimes, LDG, permanence restauration, etc.)
- Suivi et coordination des process de recrutement : publication des postes, mise à jour des fiches de poste sur les logiciels appropriés, transmission des dossiers de recrutements (pour dossiers des directeurs)