Assistant(e) de direction
Référence : O065250325000354
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Lourdes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité directe de la Directrice du SIMAJE, l'Assistant(e) de direction apporte son aide à la direction en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de classement, de suivi de dossiers et de traitement de l'information. Il est également chargé de la gestion du secrétariat général et du registre des délibérations.
Mission 1 : Gérer le secrétariat de la Directrice :
- Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Préparer les dossiers de réunion ou de rendez-vous
- Suivre les projets et activités de la direction
- Participer à l'analyse des dossiers liés aux principaux projets du SIMAJE
- Aide à l'élaboration du rapport d'activité
Mission 2 : Gérer le secrétariat général :
- Assurer l'accueil téléphonique du service et du SIMAJE
- Enregistrer le courrier et le dispatcher dans les services
- Assurer la gestion de réservation des salles et des véhicules
- Assurer l'affranchissement du courrier
- Réaliser des travaux de bureautiques
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Gérer les commandes de fournitures administratives du bâtiment administratif
- Gérer les frais de déplacement des agents
- Gérer l'état de mise à disposition des véhicules à la ville de Lourdes avec le service Finance
- Gérer l'état des frais d'affranchissement pour demander le remboursement à la CATLP en lien avec le service Finance
Mission 3 : Gestion des assemblées :
- Effectuer la tenue des registres des délibérations des bureaux syndicaux et des comités syndicaux
Mission 4 : Venir en aide au service enfance sur des pics d'activité :
- Mission de secrétariat
Profil recherché
Les savoirs :
- Bureautique et informatique
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriale
Les savoir-faire :
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement et d'archivage
- Techniques et outils de communication : téléphonie, internet
- Bon communicant, sachant s'adapter à ses interlocuteurs, qualité relationnelle
Les savoir-être :
- Devoir de réserve
- Garant de l'image de la personne qu'il assiste
- Sens du service public
- Ecoute et médiation
- Discrétion et confidentialité
- Notion d'organisation et de priorisation
- Travailler en transversalité avec les différents services internes, les services mutualisés avec la ville de Lourdes et les services et organismes externes
À propos de l'offre
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Traitement Brut Indiciaire + RIFSEEP + Participation employeur aux contrats de prévoyance et de santé + Comité d'entraide
Lettre de motivation et CV à adresser avant le 28 Avril 2025 à Monsieur le Président, 1 rue Francis JAMMES, ZI du Monge, 65100 LOURDES
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/05/2025
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Assistante / Assistant de direction
