Assistant-e direction secrétariat particulier de la rectrice déléguée à l’ESRI

Gestion de l’agenda de la rectrice pour l’ESRI : suivi et gestion de l’agenda en lien avec la directrice de cabinet ESRI et dialogue si nécessaire avec le cabinet du recteur de région académique. Collecte et recensement des demandes d’audience, des invitations à des évènements et des manifestations extérieures. Montage de réunions (régulières ou occasionnelles) internes au rectorat ou externes, notamment avec les universités, les organismes de recherche, les CROUS, le ministère. Planification des instances auxquelles la rectrice déléguée pour l’ESRI participe (CA du CROUS, comités de pilotage…).

Préparation des réunions à l’agenda : demande de contributions aux services, suivi de la logistique des évènements et rencontres auprès des organisateurs ou établissements (déroulé, liste des présents…), préparation des dossiers correspondants et élaboration de résumés.

Accueil : Accueil physique et téléphonique pour la rectrice et la direction du cabinet, à un haut niveau protocolaire, des invités ou personnes reçues en audience. Réservation et préparation d’une salle, de la visioconférence en cas de besoin.

Préparation des déplacements : information au chauffeur, réservation des billets de train, réservation d’hôtels, information aux rectorats d’académie et aux élus. Suivi logistique des déplacements. Mobilisation en amont de la direction de la communication pour les événements qui le requiert et suivi des publications.

Comptes rendus et synthèses : participation aux réunions hebdomadaires ESRI (prise de note, réalisation de synthèses).

Archivage : Mise à jour de différents tableaux de données (listes d’envois, remontées,…), constitution de dossiers thématiques (circulaires, notes, …).

Participer à l’amélioration des processus, en lien avec la directrice de cabinet de la rectrice pour l’ESRI.