Assistante de direction secrétariat spécialité affaires administratives et gestionnaire des[...]
Référence : O062250926000599
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Beaurains
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Expert
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels selon grille indiciaire € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
- Secrétariat du Directeur Général des Services
- Gestion des assemblées
- Gestion des élections
- Gestion et suivi des fournitures administratives
Consultez le détail complet de l'offre sur la page http://www.emploi-territorial.fr/details_offre/o062250926000599-assistante-direction-secretariat-specialite-affaires-administratives-gestionnaire-assemblees-elections?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".
Profil recherché
Expérience significative dans le domaine exigée
Organisation de la vie professionnelle du DGS
- Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
- Organiser les déplacements du DGS.
- Établir une relation de confiance avec le DGS.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et comptes rendus
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Gestion des arrêtés de la direction
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS.
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs : Techniques de secrétariat - Logiciels de bureautique - Respect des procédures et dispositions réglementaires en lien avec les missions
Savoir-faire : Assurer l'organisation des réunions (réserver la salle, convoquer inviter gérer la liste des présents) - Utiliser les logiciels métiers en relation avec les missions
Savoirs-être : Respectueux des horaires et impératifs du service - Communication orale et écrite - Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
À propos de l'offre
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Candidatures exclusivement sur le site emploi territorial
Affectation : Mairie
Durée hebdomadaire : Temps complet
Horaires : fixe (adaptation des horaires lors des conseils municipaux)
Moyens mis à disposition : ordinateur - Logiciels
Modalités d'organisation du travail et contraintes : Travail en équipe - horaire en soirée selon les conseils municipaux, les réunions du groupe majoritaire et bureaux exécutifs
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/11/2025
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Assistante / Assistant de direction
