Assistante de DMU (DMU Neuroscience) F/H

Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques :
Cadre Paramédical de DMU
Liaisons fonctionnelles : Cadre Administratif de DMU, Directeur Médical du DMU et ses adjoints, Directeur Délégué du DMU, les équipes médicales et paramédicales, les directions fonctionnelles du site, les autres services de soins cliniques et médicotechniques, les services prestataires et du service, les services transversaux
Missions du poste
Missions Générales :
Assurer le secrétariat de l’exécutif du DMU Neurosciences
Assister et Coordonner les activités inhérentes à l’exécutif de DMU

Activités du poste
Organisation du secrétariat du DMU
Assure l’accueil physique et téléphonique
Gère et traite les courriers, dossiers et documents
Gère les rendez-vous et agendas
Saisi et met en forme les différents documents
Développe les technologies de l’information et de la communication (intranet, internet, numérisation des données, réseaux…) - Réalise des brochures, dépliants…
Assure l’interface avec les secrétariats des directions et chefs de service
Réserve les salles de réunion
Organisation des réunions du DMU, rédaction et diffusion des comptes rendus
Participe à l’élaboration des ordres du jour et les diffuse
Assiste et participe aux réunions de DMU
Rédige et diffuse les comptes rendus des réunions
Diffusion de l’information
Tient à jour les listes de diffusion (adresses mail, annuaire de l’encadrement)
Participe à l’élaboration et à la diffusion de la lettre du DMU
Publie les fiches de poste sur le logiciel dédié
Organisation du staff hebdomadaire en collaboration avec un médecin du DMU
Diffusion du planning
Organisation des événements ponctuels
Séminaire annuel du DMU en lien avec le comité d’organisation
Gestion de l’approvisionnement et l’entretien du matériel
Effectue les commandes des fournitures
Effectue les demandes d’intervention des services techniques
Assurer le remplacement d'une AMA du DMU selon les besoins
Accueil physique et téléphonique
Gestion des courriers, des emails.
Tenue du dossier médical informatique du patient, numérisation de documents médicaux
Gestion des comptes rendus médicaux d’hospitalisation et de consultation : mise en forme, correction et envoi, avec l’aide du logiciel ORBIS MEDICAL.
Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels (ORBIS, PACK OFFICE)
Reproduction de dossiers médicaux en lien avec la Direction des usagers
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