Assistant.e de formation et appui au département
Référence : 2025-1929415
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Nantes Université
Nantes Université - Localisation : Saint-Nazaire
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions
L’assistant.e de formation et d’appui au département contribue à la gestion pédagogique et logistique des formations, et assure la gestion administrative du département. Il/Elle participe de façon active à la vie du Département et communique avec de nombreux acteurs internes et externes. Rattaché.e au Service d’Appui aux Formations et aux Etudes,, l’assistant.e de formation et d’appui au département travaille en étroite collaboration avec les autres services de l’IUT et accompagne les équipes du
département dans la préparation des dossiers et des activités dans le respect des calendriers et des procédures.
Activités principales
· Gestion pédagogique et logistique des formations du département (formation initiale)
- Assurer la gestion pédagogique des formations : gestion de l’assiduité
- Assurer le suivi administratif des stages (vérification des attestations RC, préparation des conventions, suivi des rapports, organisation des soutenances),
- Envoi des bulletins de notes
- Information auprès des étudiant.e.s sur les réinscriptions administratives
- Participer à l’organisation des conseils de perfectionnement
- Assurer le suivi des dossiers « engagement étudiant »
- Assurer la gestion logistique des formations : accueil des extérieurs, participation à l’évènementiel du département, remise de clés, matériel, gestion des demandes auprès des autres services de l’IUT…
- Participer à la gestion des candidatures en lien avec la Scolarité Générale (Parcoursup…)
- Mise à disposition de documents administratifs sur MADOC
· Gestion administrative du département :
- Assurer le secrétariat du département (organisation et compte rendu des réunions du département, organisation des élections, participation aux commissions et compte-rendu…)
- Assurer la gestion des vacataires (vérification des dossiers d’agrément, remise des badges…)
- Assurer la gestion administrative du tutorat étudiant et des étudiant.e.s « ambassadeurs » en lien avec le bureau RH
- Etablir les mailings-listes et assurer leur mise à jour
- Réaliser des statistiques en lien avec la Scolarité Générale
- Assurer l’affichage règlementaire (MCC, PV jurys...)
- Associations étudiantes (à organiser avec la chargée de mission vie de campus)
- Diffusion des offres d’emploi et de stages
- Archivage
· Assurer l’accueil physique et téléphonique du département (public étudiant et enseignant, information des usagers…)
· Gestion financière :
- Assistance à l’outil NOTILUS (gestion des ordres de mission)
- Gérer dans l’application GUDRUN les règlements des étudiant.e.s (polycopiés)
- Suivi du budget du département en lien avec le Service financier de proximité
- Assurer les commandes de fournitures du département via le titulaire du
Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-assistant-e-de-formation-iut-saint-nazaire
Profil recherché
• Formation et/ou qualification : Bac à Bac + 2, domaine administratif
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : de 1 à 3 ans
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion (y compris administration générale des entreprises et des collectivités)
Compétences attendues
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur
- Connaissance de l'organisation du cursus universitaire français et de la règlementation relative aux études universitaires
- Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale
- Maitriser les techniques de communication
Savoir-faire opérationnels :
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir accueillir du public
- Techniques d'élaboration et de classement de documents
Savoir-être :
- Sens de l'organisation et des priorités
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'accueil et bonnes qualités relationnelles
- Être disponible et autonome
- Être méthodique et rigoureux
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, École des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d’études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Descriptif du service
· Localisation : Saint-Nazaire
Composante de Nantes Université, l'IUT de Saint-Nazaire se développe autour de trois activités phares :
- La Formation initiale, avec un objectif : la professionnalisation au cœur de la formation,
- La Formation continue, avec une priorité : se former tout au long de la vie,
- La Recherche, avec une mission : valoriser la Recherche dans son environnement.
L’IUT de Saint-Nazaire compte 1 700 étudiant.e.s et propose 14 diplômes conduisant à des niveaux de diplômes Bac + 3 à Bac + 5 (niveaux 6 et 7 du Répertoire National des Certifications Professionnelles - RNCP).
Ces 14 diplômes - 6 Bachelors Universitaires de Technologie (BUT), 6 Licences professionnelles (LP), 1 Master et 1 Diplôme d'Université (DU) - sont préparés dans l'un de nos six départements de formation universitaire et sont proposés en formation initiale (pour certains), en alternance (pour certains) et en formation continue.
À propos de l'offre
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Catégorie B, titulaire ou contractuel·le, CDD 1 an à temps incomplet 80%
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article L.332-2,2 du CGFP
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de formation
