Assistant(e) de Gestion Administrative - démarche Globale

Assistant(e) de Gestion Administrative - démarche Globale
DIRECTION GENERALE DELEGUEE : Excellences Economiques et Développement des Potentiels Humains
PÔLE : Inclusion Economique et Sociale

Placé sous l'autorité hiérarchique du Chef du Département Pilotage et Animation des Politiques d'Inclusion et de Développement social, l'assistant(e) de gestion administrative Démarche Globale participe à la gestion du dispositif Accompagnement Global en termes d'organisation, d'information d'accueil, de classement, d'archivage. Il travaille en binôme avec le chargé de mission ingénierie et pilotage des politiques d'inclusion en charge du volet inclusion socio-professionnelle.

Activités et tâches


* Accueil physique et téléphonique des partenaires, collaborateurs,
* Coordination des communications internes et externes,
* Relations avec les organismes partenaires (CAF, ML, FT, Préfecture, Mairies...),
* Réceptionner, et enregistrer le courrier départ et le courrier arrivé du chargé (e),
* Gestion du planning et de l'agenda, et des activités du chargé de mission,
* Organisation des réunions, des missions et des événements,
* Préparer les dossiers pour les instances,
* Rédaction et mise en forme de comptes rendus, de relevés de décision et divers documents administratifs, transmission si besoin, aux collaborateurs et partenaires,
* Gestion administrative des dossiers des bénéficiaires (contrôle, classement, archivage et numérisation),
* Suivi des indicateurs de performance et la préparation de rapports périodiques,
* Gestion des aspects financiers du dispositif (suivi des budgets, préparation des factures, etc.),
* Créer et mettre à jour des tableaux de bord pour le suivi statistique,
* Gérer les besoins en matériel du dispositif,
* Recherche des informations réglementaires,
* Actualiser une base d'information,