Assistante de gestion administrative - MAIRIE DE LINGOLSHEIM
Référence : O067251120000489
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Lingolsheim
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Mission du poste
- Accueillir, orienter et informer les familles.
- Assurer le suivi administratif des dossiers des familles
- Gérer la facturation et la régie Famille.
- Seconder le secrétariat du pôle enfance
Activités principales
Assurer la gestion administrative du pôle petite enfance :
• Réceptionner et suivre les appels téléphoniques, les courriers, les courriels de la Petite Enfance (externes et internes)
• Classer et archiver tous types de documents (papier et numérique)
• Établir les ordres de mission pour les déplacements des professionnels
• Gérer l’agenda en ligne du Pôle Petite Enfance
• Gérer le répertoire des partenaires et des fournisseurs du PPE
• Avertir la société de surveillance pour les réunions en dehors des horaires d'ouverture du service
- Gérer la logistique du Pôle Petite Enfance : documentation, fournitures, commandes...
- Gérer les abonnements des revues professionnelles et des magazines pour enfants
- Elaborer des documents internes à la Petite Enfance (procédure, tableaux de bord…) et en assurer la mise à jour
- Accueillir, informer, orienter les familles vers les Maisons de l’Enfance, le RPE et le LAEP
- Prendre les rendez-vous du guichet unique Petite Enfance.
- Traiter les demandes des familles et analyser leur besoin avec la directrice Enfance et Famille
- Constituer et mettre à jour le dossier unique de l’enfant (revenus, situation familiale… sur le logiciel AGORA, archivage)
- Centraliser, saisir et gérer les pré-inscriptions et les admissions (logiciel AGORA…)
- Préparer les commissions d’attribution des places et assurer le suivi (constitution des dossiers, courriers réponse…)
- Commander les repas destinés aux enfants des multi-accueils et au personnel des services municipaux et vérifier les factures des prestataires
- Participer aux réunions direction du Pôle Petite Enfance
Facturation :
- gérer, vérifier et envoyer les factures aux familles par mail
- envoyer les emails de relance
Régie Famille :
- tenir à jour le journal des opérations de la régie
- assurer la tenue de compte de dépôts des fonds
- assurer le suivi des impayés en collaboration avec le service des Finances
Profil recherché
Expérience similaire souhaitée
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, power point, outlook…)
- Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance du règlement du Pôle Petite Enfance
- Rédiger et mettre en forme une note, une lettre, un courriel
- Organiser et gérer son temps, savoir anticiper
- Communiquer avec les familles
- Transmettre des informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Hiérarchiser les demandes et gérer les urgences
- Bonne expression écrite et orale
- Méthode, rigueur, organisation
- Discrétion, diplomatie
- Autonomie, initiative et réactivité
- Politesse, qualités relationnelles
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 6 mois
CNAS, participation employeur à la protection sociale (risques Santé et Prévoyance), tarifs réduits (réseau médiathèques et piscines de l'Eurométropole, Maison des Arts de Lingolsheim), prime de 13ème mois (après 1 an d'ancienneté), accès aux repas de restauration scolaire sur réservation, salle de restauration. -
Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
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Vacant à partir du 01/01/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
