Assistant(e) de gestion administrative - MAIRIE DE PONTCHATEAU
Référence : O044241118001077
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Pontchâteau
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité de la Directrice des Services Techniques, vous êtes en charge de la gestion administrative des moyens généraux.
- Gestion de l'accueil téléphonique et physique des Services Techniques
Traite les réclamations, doléances et questions des administrés et des prestataires
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Prendre les messages et hiérarchiser le niveau d'urgence
Recensement des besoins d'interventions et transmission aux responsables de services
Recevoir et rediriger les mails
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Faciliter la circulation des informations au sein des services techniques
Gestion du suivi de l'entretien du matériel et le contrôle technique des véhicules
- Gestion administrative des Services Techniques
Rédaction et traitement des courriers, de notes diverses, de comptes-rendus
Gestion des arrêtés municipaux et des demandes d'autorisations en lien avec les services concernés (DT-DICT / Arrêtés / prescriptions pour les autorisations d'urbanisme)
Organisation du classement et de l'archivage
- Planification et suivi
Réception et centralisation des demandes de travaux, évaluation de l'urgence, sollicitation des arbitrages, transmission aux équipes, via l'enregistrer les demandes d'intervention sur le logiciel « ATAL », formalisation de la réponse du suivi de traitement
Organisation de réunions et de commission municipales en collaboration avec le secrétariat général
Réalisation de tableaux de bords sur différents sujets (congés, contrats, budgets, etc.)
Rédaction des comptes-rendus, notes, procédures, et courriers administratifs
Gestion de l'agenda (prise de rendez-vous, organisation et préparation de réunions, réservations de salles)
Suivi des demandes d'interventions (Eclairage public, eau, assainissement, hydro-curage - travaux externalisés).
- Assurer le suivi des projets et du budget
Engagements, devis, bons de commande et factures
Suivi budget fonctionnement et investissement par service
Rédiger certaines pièces administratives relatives aux marchés publics
Intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Elaborer et suivre des tableaux de bord / diagramme de Gantt
Participer à l'élaboration des dossiers de consultation des entreprises en collaboration avec le service acheteur et le service comptable
Profil recherché
- Diplôme de niveau IV dans le domaine du secrétariat
- Permis B
- Connaissances en procédures administratives, règles budgétaires et comptables.
Savoirs et techniques
- Maitriser les outils informatiques.
- Maitriser les techniques d'accueil, d'écoute et de négociation.
- Maitriser les techniques rédactionnelles et administratives
- Maitriser les procédures d'archivage et technique de classement
- Connaitre les principes en matière de gestion du temps de travail
- Avoir des notions de finances publiques et d'exécution d'un budget
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
- Gérer les plannings, congés et absences des agents
- Suivre et contrôler l'exécution d'un budget
Savoir-être
- Savoir accueillir, écouter et diffuser une information auprès des usagers
- Avoir un excellent relationnel
- Réserve et discrétion
- Capacité d'adaptation, d'initiative et d'autonomie
- Travail d'équipe
À propos de l'offre
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Avantages : rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle +
COS44 + carte déjeuner + participation prévoyance. Candidatures (CV + lettre de motivation) à adresser à : Madame le Maire,
Place Dominique DAVID, CS 60072 44160 PONT-CHATEAU ou par mail : servicerh@pontchateau.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 18/02/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
