Assistant(e) de gestion administrative et de direction

Le Syndicat Mixte du Grand Site de l'Estérel (SMGSE) est un établissement regroupant 7 communes pour un territoire de plus de 150 000 habitants. Il pilote la mise en ½uvre du PIDAF (plan intercommunal de débroussaillement et d'aménagement forestier) ainsi que l'Opération Grand Site de France sur le territoire du Massif de l'Estérel. De nombreux projets sont menés afin d'obtenir la labellisation du territoire. Au regard de l'accroissement de l'activité du SMGSE, il convient de procéder au recrutement d'un Assistant administratif et de Direction
Au sein d'une équipe de 7 personnes et sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable RH, comptabilité et gestion administrative, l'assistant(e) soutient la Direction dans son ensemble au niveau administratif.

1/ Assurer la gestion administrative du syndicat
- Accueil physique et téléphonique au siège du SMGSE, prise de message et renvoi vers les responsables pour les questions spécifiques,
- Gestion du courriel générique et du courrier postal,
- Suivi, classement et archivage des dossiers et documents selon les règles en vigueur,
- Intendance et gestion des stocks de fournitures administratives, gestion logistique du matériel (photocopieur, téléphonie, informatique),
- Rédaction et diffusion de courriers/notes diverses.
- Gestion et suivi des dossiers spécifiques (renouvellement des contrats fournisseurs, assurances, cartes essence des véhicules, ...)
- Secrétariat de certains services selon les urgences à traiter, suivi de certains dossiers administratifs du pôle travaux,
- Renfort au pilotage et à l'organisation des assemblées :
- préparation des dossiers de séance, relecture des rapports et annexes, constitution des dossiers,
- rédaction des comptes-rendus,
- Rédaction et télétransmission des actes et délibérations au contrôle de légalité
- Aide logistique à l'organisation des réunions et comités.

2/ Participer à la gestion comptable et financière
- Réception, vérification et classement des pièces comptables,
- Saisie des engagements de dépenses et de recettes, des mandats et des titres,
- Gestion des relations avec les fournisseurs, les créanciers et le service de gestion comptable de Fréjus,
- Saisie des marchés publics dans le logiciel de gestion comptable
- Création de tiers dans le logiciel de comptabilité
- Suivi administratif et comptable des dossiers de subventions.

3/ Assister ponctuellement sa responsable sur certaines missions Ressources Humaines
- Suivi des dossiers des agents,
- Déclarations des données sociales,
- Réaliser ponctuellement la paie en cas d'absence,