Assistant(e) de la Direction générale adjointe en charge des services à la population

Dans le cadre du collectif de direction, la direction générale adjointe en charge des services à la population couvre un périmètre important d'intervention de la collectivité. Au c½ur de l'action municipale dans les domaines de la citoyenneté, du développement local, de l'action sociale, éducative et culturelle, la direction population est garante de la qualité de l'accueil et de la relation à la population, du partenariat institutionnel, du déploiement et de l'évaluation de l'action publique locale dans les domaines précités.
A cet égard, le rôle de l'assistant.e de direction est essentiel pour accompagner la direction et les services qui y sont rattachés en assurant un rôle de veille, d'interface, d'appui à la coordination et d'alerte le cas échéant sur l'ensemble des dossiers et projets dont elle a la charge.

Missions :

* Assurer le suivi administratif du directeur général adjoint des services à la population :
- Accueil physique et téléphonique de la Direction ;
- Gestion de l'agenda du DGA ;
- Gestion du courrier entrant et sortant, des mails, fax et de la relation publique en lien avec le périmètre d'intervention de la direction population ;
- Gestion de la relation avec les élu.es et les partenaires institutionnels ;
- Suivi des absences du secteur ;
- Veille et rappel des échéances (renouvellement de convention, dossiers en cours de traitement, instances...) ;
- Gestion, classement et archivage des dossiers de la direction.

* Assurer l'interface entre les services du secteur population et le directeur général adjoint :
- Veille et alerte relative au respect des délais et procédures internes (suivi des tableaux de bord d'activité notamment) ;
- Appui aux services du secteur ;
- Veille et alerte le cas échéant sur la qualité des actes administratifs et règlementaires produits par les services ;
- Appui à la police municipale pour le suivi des dossiers relatifs à la gestion de la tranquillité publique (réunions de concertation avec l'élu.e, audiences, médiation, ...) en lien avec le DGA ;
- Suivi des mesures d'accueil de Travaux d'Intérêts Généraux avec le SPIP et la PJJ ;
- Transmission d'informations aux services en cas d'absence du DGA ;
- Participation au collectif des assistant.es de direction.

* Assurer la planification, le retro planning et le suivi des réunions de la direction :
- Planification avec les services et/ou partenaires extérieurs ;
- Préparation des dossiers de la direction en amont des réunions ;
- Suivi des réunions d'équipe(s), des commissions du secteur et des réunions thématiques ;
- Suivi des dossiers du conseil municipal ;
- Rédaction de compte-rendu de réunions internes et externes ainsi que des courriers, le cas échéant.

* Superviser l'appariteur :
- Planification des différentes missions ;
- Gestion des demandes et des urgences le cas échéant ;
- Coordination des informations relevant des absences et des congés.