Assistant.e de la directrice de l'Enssib avec missions juridiques
Référence : 2025-2003097
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'Information et des Bibliothèques (ENSSIB)
l'Ecole nationale supérieure des sciences de l'information et des bibliothèques (Enssib) - Localisation : Villeurbanne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
MISSIONS D’ASSISTANT.E DE LA DIRECTRICE DE L’ENSSIB :
- Organisation des déplacements de la directrice et des personnels des missions rattachées (5 agents),
- Gestion de l’agenda et des communications téléphoniques de la directrice,
- Organisation opérationnelle du Conseil d’administration de l’Enssib (4 séances par an), en collaboration avec la direction et le président du conseil d’administration ; rédaction du PV des séances,
- Planification et organisation des comités de direction et comités de direction élargis, diffusion des ordres du jour,
- Suivi du circuit des parapheurs après supervision de ceux-ci par le DGS,
- Gestion des lignes budgétaires de la direction,
- Assistance à l'organisation d'événements internes et institutionnels de l’école,
- Suivi du tableau des enquêtes et réponses à renvoyer aux tutelles.
Une continuité de service réciproque doit être assurée entre l’assistant.e de la directrice et l’assistante du Directeur général des services.
En l’absence ponctuelle de l’assistante du DGS :
- Traitement du courrier entrant et sortant, gestion du chrono du secrétariat,
- Elaboration de l’agenda de la semaine de l’Enssib,
- Modération de mails adressés à certaines listes de diffusion,
- Gestion des lignes budgétaires d’administration générale et autres missions nécessaires au bon fonctionnement de la DGS.
MISSIONS JURIDIQUES :
- Veille juridique (suivi de la réglementation et des réformes au sein de l’ESR, de la fonction publique…),
- Analyse juridique (actes réglementaires de l’école, délégation de signature, instances et statuts, règles de la fonction publique, propriété intellectuelle…),
- Gestion des conventions (suivi et analyse juridique).
Profil recherché
Le poste comporte une forte dimension relationnelle, interne et externe.
Compétences opérationnelles, techniques, méthodologiques (savoir-faire) :
- Connaissance de l’enseignement supérieur,
- Connaissance des domaines d’activité, de l’organisation de l’Enssib,
- Capacité à identifier et gérer les priorités et les urgences,
- Capacité à rendre compte,
- Rigueur, sens de l’organisation,
- Esprit de synthèse,
- Connaissance en gestion administrative,
- Formation en matière juridique vivement souhaitée,
- Capacité à évaluer les risques juridiques liés aux décisions de l’établissement,
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques,
- Bonne expression orale et écrite.
Compétences comportementales professionnelles (savoir être) :
- Aisance relationnelle
- Réactivité
- Maîtrise de soi
- Disponibilité, capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
- Diplomatie, discrétion
- Capacité à travailler en équipe et à partager les informations
- Capacités d’anticipation
- Sens de l’analyse (législation et jurisprudence).
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Droit, sciences politiques
Compétences attendues
Compétences opérationnelles, techniques, méthodologiques (savoir-faire)
- Connaissance de l'enseignement supérieur,
- Connaissance des domaines d'activité, de l'organisation de l'Enssib,
- Capacité à identifier et gérer les priorités et les urgences,
- Capacité à rendre compte,
- Rigueur, sens de l'organisation,
- Esprit de synthèse,
- Connaissance en gestion administrative,
- Formation en matière juridique vivement souhaitée,
- Capacité à évaluer les risques juridiques liés aux décisions de l'établissement,
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques,
- Bonne expression orale et écrite.
Compétences comportementales professionnelles (savoir être) :
- Aisance relationnelle
- Réactivité
- Maîtrise de soi
- Disponibilité, capacité à s'adapter à différents interlocuteurs
- Diplomatie, discrétion
- Capacité à travailler en équipe et à partager les informations
- Capacités d'anticipation
- Sens de l'analyse (législation et jurisprudence)
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L'Enssib est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous la forme d'un « grand établissement ». Située à Villeurbanne (Rhône), il est placé sous la tutelle du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche (MENESR) et membre associé de l'Université de Lyon.
L'Enssib forme des cadres du secteur public et du secteur privé en information, documentation et bibliothèques. Elle a pour mission de préparer, par une formation scientifique, culturelle et professionnelle, des fonctionnaires stagiaires se destinant à des fonctions scientifiques et d'encadrement dans les bibliothèques et les services de documentation et d'information scientifique et technique (conservateurs et bibliothécaires d'État et de la Ville de Paris). Elle propose un programme de formations tout au long de la vie dans le domaine des sciences de l'information et des bibliothèques, sur place et à distance, qui touche essentiellement des cadres du secteur public.
Elle porte une activité d’expérimentation et de recherche en sciences de l’information, en histoire du livre et des bibliothèques, ainsi qu’une valorisation de celle-ci. Elle est notamment éditeur public (trois collections d’ouvrages aux Presses de l’Enssib, le Bulletin des bibliothèques de France, la revue de recherche en accès ouvert Balisages).
Descriptif du service
L’assistant.e travaille également en collaboration étroite avec le directeur général des services (DGS) et son assistante, ainsi qu’avec les autres membres du comité de direction (8 personnes).
À propos de l'offre
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Travailler dans un établissement engagé, dans une démarche forte de responsabilité sociétale de l’établissement, avec une attention soutenue sur la qualité de vie et les conditions de travail.
Évoluer et se former tout au long de sa carrière.
Assurer un équilibre vie professionnelle / vie personnelle avec 49 jours de congés et RTT par an pour un temps complet à 37H55, 2 jours (max.) par semaine de télétravail (selon ancienneté et contraintes de service) ou 40 jours de télétravail flottant à l’année et la possibilité de répartir le temps de travail hebdomadaire sur 4,5 jours.
Pouvoir bénéficier de nombreux accès culture et sport.
Pouvoir bénéficier d’une prise en charge des transports domicile-travail à hauteur de 75 % plafonnée à 101.75 € par mois.
Une prestation sociale complémentaire (PSC) peut éventuellement être versée à hauteur de 15 € par mois.
Participation employeur aux frais de restauration collective selon la grille indiciaire. -
Du fait de ses missions spécifiques, ce poste n’est éligible qu’à une journée de télétravail hebdomadaire, après 6 mois d’ancienneté dans les missions proposées.
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Vacant à partir du 15/09/2025
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Secrétaire
