Assistante de la Présidence de la Commission Médicale de Groupement H/F H/F

B- ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE

• Accueillir, informer et orienter.

• Réception, traitement et filtrage des appels téléphoniques.

• Gestion du courrier et des messageries : Enregistrement, reproduction et transmission des courriers et documents

• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, compte-rendus, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser.

• Assurer la gestion des agendas et des réunions.

• Assistance dans la préparation des réunions, des événements, mise en forme des présentations.

• Gestion de l’agenda du Président et du Vice Président pour les activités relevant de la commission médicale de groupement : RDV, Réunions, Déplacements.

• Constitution et préparation et archivage des dossiers pour le Président et le Vice Président

• Gestion des relations avec les partenaires extérieurs.

• Assurer le secrétariat de la Commission Médicale de Groupement et de ses collèges (envoi des convocations, rédaction du dossier d’ordre du jour et du diaporama de présentation, des délibérations et du procès-verbal).

• Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

B - COMPETENCES REQUISES

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire

• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

• S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes

• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

• Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) B –

CONNAISSANCES ATTENDUES

• Connaissance générale du fonctionnement hospitalier et des établissements publics de santé du GHT 84

• Maîtrise des outils de bureautique (word excel powerpoint) et des outils de gestion d’agenda et de messagerie (outlook, teams)

• Connaissance des dispositions du code de la santé relatives au fonctionnemen