ASSISTANT·E DE LA PRÉSIDENCE
Référence : 2024-1557500
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Institut National Polytechnique de Toulouse
- Localisation : INP - CABINET DE LA PRESIDENCE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Les missions et activités de l’agent se déroulent au sein du cabinet de la Présidence, sous la responsabilité du chef de cabinet.
Mission 1 : Gestion du secrétariat particulier de la Présidente
- Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier, information et orientation des appels et des usagers
- Gestion de l’agenda électronique, suivi de la messagerie électronique et des parapheurs électroniques
- Tenue à jour des comptes de services et groupes institutionnels liés à la Gouvernance sur PARTAGE : convocation, gestion des listes, dépôt de documents (ordres du jour, comptes rendus…)
- Rédaction et mise en page des courriers, des attestations et des décisions
- Préparation des dossiers supports des réunions
- Enregistrement, diffusion et suivi de l’information, classement et archivage
- Organisation d’évènements internes (Réunions, séminaires, cérémonies, déjeuners, buffets…)
Mission 2 : Assurer la gestion et continuité administrative du secrétariat de la Présidence
- Remplacement de l’assistante du DGS lors de ses absences et gestion de l’agenda du DGS
- Gestion administrative des distinctions honorifiques (en lien avec le Rectorat, écoles et différents intéressés, Association des Membres de l'Ordre des Palmes Académiques 31)
- Organisation et gestion des frais et missions de la gouvernance, des déplacements individuels et de groupes
- Appui à la Vie Institutionnelle et aux affaires générales : instances, élections…
- Rôle d’interface entre les services de la Présidence et les services centraux
Contraintes et difficultés :
- Saisonnalité de la charge de travail
- Gestion des situations d’urgence, réactivité
- Gestion d’une grande masse d’informations
- Capacité au dialogue et à la médiation
Intérêts du poste :
- Travail en autonomie,
- Vision d’ensemble de l’activité du service et de l’établissement
- Relationnel en interne et avec les différents interlocuteurs externes
- Polyvalence des missions.
Profil recherché
Les savoirs :
- Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche au niveau national et régional
- Connaissance de l’organisation du fonctionnement et de l’activité de l’établissement, de ses composantes et de ses services centraux.
Les « savoir-faire » :
- Maitrise des outils bureautiques
- Sens de l’accueil
- Sens de l’organisation
- Capacité d’analyse des situations
- Savoir informer et rendre compte
Les « savoir être » :
- Capacité d’initiative et d’autonomie
- Rigueur et capacité de réaction rapide
- Sens du contact (amabilité) et de la diplomatie
- Respect de la confidentialité, respect de l’usager
- Disponibilité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.
À propos de l'offre
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Statut : Titulaire ou Contractuel
Catégorie B (TECH)
Rémunération : Selon expérience
Avantages :
- 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein- Télétravail possible jusqu’à 2 jours
- Frais de transports en commun pris en charges à hauteur de 75%
- Complémentaire santé pris en charge à hauteur de 15€
- Supplément familial de traitement en fonction du nombre d’enfants et de la situation personnelle
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Subvention restauration collective
- Formation, accompagnement dans le parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique
- Réduction possible pour les loisirs, la culture, la mode, la beauté, les voyages …
- Action sociale (chèques vacances, cartes loisirs, l’aide à l’AIP)
- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
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Vacant à partir du 01/07/2024
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Assistante / Assistant de direction
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