ASSISTANT(e) DE POLE (DD460267)H/F

Assurer la coordination administrative et logistique du pôle

·       Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels du Pôle
·       Responsable de l’archivage des documents du pôle conformément aux dispositions règlementaires
·       Assure la mise à jour des répertoires et contacts du pôle
·       Veille à la procédure dématérialisée courrier du pôle (Référente ELISE) : chrono courrier arrivée/départ, process de circulation et signature, correspondante de la cheffe de projet de la dématérialisation
·       Assure la gestion de la boîte fonctionnelle du service : veille biquotidienne, classement et archivage des messages, mailing
·       Appui ponctuel des gestionnaires lors des campagnes budgétaires pour les envois en nombre : mailing ou préparation des recommandés, mises sous plis et envoi
·       Référent numérique du pôle : sur le suivi des logiciels métiers : FINESS, sur la construction et l’actualisation de l’arborescence numérique

Promouvoir la bientraitance et la qualité

·       Référente PIC: animer en lien avec l’appui du responsable le Programme Inspection Contrôle du pôle-  Préparer, mettre en œuvre, suivre et faire le bilan du PIC
Planifier, organiser, préparer les inspections et contrôles du pôle médico-social en lien avec les agents du pôle et conseiller médical
Réaliser le suivi des inspections/ contrôles : analyse de documents, tableau de bord
Faire du reporting d’activité

·       Anime et tient le secrétariat de séance des cellules départementales de lutte contre la maltraitance
programme les réunions de suivi et rédige un relevé de décisions, renseigne le rapport d’activité

·       Assurer le traitement administratif des plaintes et réclamations médico-sociales selon la procédure en vigueur au pôle : réceptionner et enregistrer les dossiers, rédiger un AR en lien avec le cadre référent, suivre les échéances, tenir un tableau de bord,


Activités annexes : Secrétariat mutualisé
·       Assurer la suppléance de l’assistant de direction en cas d’absence
·       Opératrice courrier dématérialisation
·       Gérer la procédure relative au droit de grève et à l’exercice du droit syndical dans les établissements



Ces attributions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service et des réorganisations éventuelles des missions siège/DT et organigramme interne.


Spécificités du poste / Contraintes :

Poste soumis à la procédure de rappel du personnel en cas de SSE (situations sanitaires exceptionnelles)
Poste pouvant faire l’objet d’une procédure d’habilitation confidentiel défense
·       Poste requérant une présence sur site : Au moins 3 jours

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap (titulaire de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé [RQTH])