Assistant(e) de programmes / Gestionnaire des groupes spécifiques

Activités et tâches du poste :
Suivi des groupes spécifiques liés aux partenariats du Carré international / Pôle Formations en Langues :
Relayer les attentes du partenaire ; relayer les prérogatives de l’équipe pédagogique du Carré International aux partenaires
Etablir des liens et assurer la liaison avec les organismes, les partenaires, prestataires pertinents pour le programme selon les directives
Planifier et assister aux réunions avec les partenaires (responsables de programmes, responsables pédagogiques)
Participer à l’élaboration de supports de communication, mise à jour du site internet
Participer à des opérations de communication
Prendre en charge les aspects administratifs, financiers et logistiques de l’accueil des étudiants liés aux partenariats :
Coordonner la logistique en lien avec les collègues et les emplois étudiants le cas échéant : voyages, hébergement, restauration
Organisation de l’accueil à l’arrivée du groupe, organisation et animation des sessions d’orientation (informations, démarches administratives, inscription…)
Tenir et mettre à jour le dossier administratif lié au séjour du groupe (documents individuels, listes, demandes, réclamations…) ; veiller à la délivrance des attestations d’inscription et de fin de séjour, des attestations de niveau (certifications le cas échéant), du bilan pédagogique
Planifier et participer aux réunions de coordination se rapportant à l'exécution du programme, le suivi et l'évaluation
Surveiller la conformité de la réalisation des actions définies dans le partenariat
Surveiller le respect des délais, des coûts et de la qualité
Assister dans la mise en œuvre des Ecoles d’été :
Assister à la planification des modules, des options, des visites ;
Coordonner les étapes d’inscription en lien avec un agent du PFL : collecter les pièces obligatoires du dossier, vérifier les paiements des frais de formation et d’hébergement, éditer les attestations de préinscription, collecter les inscriptions au DELF-DALF ;
Garantir le bon déroulement de la formation (logistique d’accueil, d’hébergement, de restauration et de transport) ;
Surveiller le respect de la planification et de la qualité ;
Associer les services (en interne et en externe), les personnels concernés par les programmes
Coordination avec l’équipe pédagogique, coordination des plannings des emplois étudiants) ;
Promouvoir les programmes Eté auprès des partenaires du Carré international : participer à des opérations de communication ;